Assistant Administratif Polyvalent H/F - Service Public

Le poste a pour objet d'apporter un appui administratif temporaire au secrétariat général du GIP, dans une période de forte activité liée à plusieurs chantiers concomitants : préparation du déménagement des locaux, numérisation des dossiers de personnel, inventaire des biens et équipements, sécurisation documentaire et continuité des fonctions support.

L'agent recruté interviendra sur des missions administratives polyvalentes, concrètes et encadrées, nécessitant rigueur, discrétion, sens de l'organisation et capacité à appliquer des procédures internes.

L'agent bénéficiera, à son arrivée, d'une formation interne aux procédures du secrétariat général, notamment sur les outils utilisés par le GIP et les principales opérations administratives confiées.

Missions principales

Appui administratif aux fonctions support du secrétariat général.

À ce titre, il participe notamment à :

- Numérisation et classement des dossiers de personnel :
L'agent participe à la sécurisation documentaire des dossiers individuels des agents du GIP : préparer les dossiers physiques avant numérisation ;
numériser les documents administratifs relatifs aux dossiers de personnel ; nommer les fichiers selon la nomenclature définie par le secrétariat général ; classer les documents numérisés dans les dossiers individuels des agents au sein du SIRH ; signaler les dossiers incomplets, incohérents ou nécessitant un arbitrage ; contribuer à la fiabilisation des dossiers administratifs ; respecter strictement les règles de confidentialité applicables aux données individuelles des agents.
Cette mission implique la manipulation de documents RH sensibles. Elle suppose une discrétion absolue et une grande rigueur dans le traitement des pièces.
- Réalisation de l'inventaire physique des locaux :
L'agent réalise un inventaire des biens, équipements, mobiliers, archives et matériels présents dans les locaux du GIP : recenser les biens présents dans les bureaux, espaces communs, salles de réunion, réserves et espaces d'archivage ; renseigner un tableau d'inventaire partagé ; identifier, pour chaque bien ou catégorie de biens, sa destination prévisionnelle : à déménager, à conserver, à céder, à donner, à recycler ou à éliminer ; contribuer à l'estimation des volumes à déménager ;
évaluer le nombre de cartons, contenants ou équipements nécessaires ;
repérer les biens nécessitant un arbitrage ; contribuer à la fiabilisation des données utiles à la préparation du déménagement.
- Appui opérationnel à la préparation du déménagement.
L'agent apporte un appui concret à l'organisation matérielle du déménagement : la préparation des tableaux de suivi ;
l'étiquetage des biens, cartons et espaces ; l'organisation matérielle des opérations préparatoires ; l'identification des biens devenus inutiles, obsolètes ou non transférables ; la préparation des démarches de cession, don, recyclage ou élimination; la coordination pratique avec les agents du GIP pour le recensement des besoins ; la remontée régulière des difficultés, points d'attention et arbitrages nécessaires.

Activités secondaires
L'agent pourra également contribuer, en fonction des besoins du service, à toute tâche d'appui administratif ponctuel relevant du secrétariat général, de la gestion documentaire, du classement, de l'archivage ou de l'organisation interne du GIP.

Le poste s'adresse à un profil administratif de catégorie C, débutant ou disposant d'une première expérience, souhaitant exercer des missions polyvalentes

Une première expérience dans l'un des domaines suivants serait appréciée :

- gestion administrative ;
- ressources humaines ;
- classement ou archivage ;
- gestion documentaire ;
- appui logistique ;
- préparation de déménagement ou réorganisation de locaux.

Une expérience dans une administration, un établissement public, une collectivité, une association structurée ou un organisme chargé d'une mission de service public serait un atout.