Assistante de Direction H/F - Dreets Occitanie

Au sein de la DDETS, l'assistant(e) de direction est rattaché(e) à la direction et travaillera notamment en lien avec les différentes services.

Groupe RIFSEEP 2

Profil recherché : secrétaire administratif(ve)
Niveau requis : intermédiaire

Activités principales :
1/Activités liées à l'organisation de l'assistance à la direction
- Assistance des directeurs dans le suivi des dossiers et échéances, gestion des agendas électroniques
- Gestion des relations avec les secrétariats des responsables institutionnels et privés (corps préfectoral, DREETS, administration
judiciaire, entreprises, etc.)
- Assurer la coordination de l'ensemble des demandes formulées par les services extérieurs
- Préparation des déplacements et établissement des états de frais
- Préparation, rédaction des compte-rendu et suivi des réunions (CODIR, équipe de direction, etc...)
- Gestion des boîtes de messagerie institutionnelle de la direction
- Frappe et gestion des courriers, gestion et suivi des erreurs d'orientation du courrier, en lien avec les Agents SGCD chargés du courrier ;gestion et suivi des réponses aux requêtes du public directement adressées à la Présidence de la République et/ou au Préfet.
- Utilisation des logiciels : Word, Excel, PowerPoint, logiciel métier inspection (SUIT) et Chorus DT
- Veille sur l'arborescence informatique
- Classement et archivage
- Organisation de sa suppléance en cas d'absence
- Tenue des outils internes de la DDETS en lien avec le SGC et le cabinet : suivi des équipements bureautiques, suivi des commandes

2/Activités liées à l'organisation de l'assistance au secrétariat du Comité Opérationnel Départemental Anti Fraude (CODAF) en lien avec le chargé de mission Sous Direction des Politiques du Travail et de l'Emploi (SDPTE) :
- Gérer des procédures de tous les services partenaires du CODAF (enregistrement sur RESANA)
- Gestion des tableaux parquets et des tableaux statistiques
- Envoi des copies de PV aux partenaires
- Rédaction des courriers
- Organisations et participation aux réunions des CODAF restreints et pléniers, rédaction des comptes rendus
3/Assistance au suivi de l'Observatoire Départemental et d'appui au Dialogue Social (ODDS) du Gard, en lien avec le Chargé de mission Sous-Direction Politiques Travail et Entreprises (SDPTE) :
- gestion et suivi de la BAL institutionnelle de l'ODDS ;
- planification des réunions en lien avec les disponibilités des partenaires et membres de l'ODDS ;
4/Activités liées à la mission d'assistant(e) de prévention:
- Assister et conseiller la direction dans la mise en oeuvre des règles d'hygiène et de sécurité au travail (prévention des dangers
susceptibles de compromettre la santé et la sécurité des agents, amélioration des méthodes et du milieu du travail en adaptant les
conditions de travail en fonction de l'aptitude physique des agents),
- Assurer le suivi des registres de santé et de sécurité au travail
Profil recherché : - Participer à la formation spécialisée au titre d'expert

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous
le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus
(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global...)

Connaissances :

- Connaître l'organisation et les missions de la DDETS (M)
- Connaître l'environnement institutionnel, économique et social de la DREETS (M)
- Maîtrise des techniques de communication orale et écrite. (E)
- Connaissance de l'environnement institutionnel du CODAF serait appréciée (A)

Savoir être : Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes

- Confidentialité ***
- Très bon sens relationnel ***
- Capacité d'anticipation et de réactivité ***
- Sens de l'écoute ***
- Sens du service public ***
- Polyvalence ***
- Savoir s'organiser et être disponible ***
- sens du travail en équipe ***

Savoir-faire :

- Bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale
- Rigueur et autonomie de travail
- Capacité d'initiative
- Maîtriser l'ensemble des techniques de secrétariat et de l'assistance administrative
- Maîtriser les outils bureautiques (libre office, calc, Powerpoint, et des outils de messagerie)
- Maîtriser les savoir-faire en matière de présentation des courriers et des actes administratifs
- Savoir adapter les méthodes de travail en fonction notamment des échéances