Assistant·e de Direction au Sein du Cabinet du Maire - Villeparisis H/F - Communes

Au sein du Cabinet de Monsieur le Maire vous assurer un soutient administratif et organisationnel.

Principales activités
- Assurer le secrétariat du maire et de la directrice de cabinet, et les assister dans l'exercice de leurs fonctions.
- Assurer l'accueil téléphonique et physique du cabinet du maire.
- Accompagner la direction de cabinet dans le pilotage et l'organisation d'évènements (inaugurations, cérémonies officielles, jumelages...), et en assurer l'assistance technique (envoi et suivi d'invitations, suivi du protocole...).
- Assurer le soutien administratif, logistique et opérationnel d'actions et d'évènements municipaux (invitations, relances, signalétiques...) et d'appui à la communication événementielle, en lien avec la direction de la communication et les services concernés.
- Gérer les fichiers, les coordonnées partagées et les actualiser régulièrement. Assurer la diffusion de listings.
- Prendre des notes et rédiger des comptes rendus de réunions (dont certaines auxquelles vous assistez).
- Assurer la rédaction de courriers et de notes synthétiques d'information.
- Réceptionner, trier et diffuser le courrier et les mails arrivant au cabinet du maire.
- Assurer une veille.
Activités ponctuelles/transversales
- Gérer la boîte mail du cabinet du maire, en lien avec votre binôme.
- Assurer des missions diverses émanant des élus.
- Assurer un renfort pour les trois pôles du cabinet du maire (communication/relations publiques, démocratie participative/évaluation des politiques publiques, et prévention/sécurité).
- Assurer la gestion des parapheurs du cabinet, en lien avec votre binôme.

Formations et expériences requises :
- Diplôme de secrétariat ou autre.
- Si possible avec une expérience professionnelle similaire.
Contraintes particulières et conditions d'exercice :
- Travail majoritairement en bureau, mais des déplacements peuvent être à prévoir régulièrement.
- Souplesse et capacité d'adaptation pour répondre aux éventuels aléas.
- Disponibilité.

Avantages de la Ville:
* Rémunération statutaire, RIFSEEP (IFSE + CIA), 13ème mois
* Politique dynamique de formation (Plan de formation triennal, accès aux préparations concours, programmation INTERNE)
* Possibilité d'activités sportives et chorale du personnel gratuites sur le temps du midi
* Participation à hauteur de 75 % des frais de transports en commun
* Possibilité de participation mutuelles santé et prévoyances labélisées 15 + 15
* Restaurant communal

Savoir être
- Sens du relationnel.
- Discrétion.
- Polyvalence.
- Réactivité.
- Sens de l'organisation.
- Sens de l'écoute.
- Capacité d'adaptation.
- Qualités relationnelles.
- Travail en équipe. -

Savoir faire
Maîtrise de l'outil informatique et des NTIC en général.
- Maîtrise des outils bureautiques.
- Maîtrise parfaite de l'orthographe et sens de la rédaction.
- Capacités de priorisation.
- Conception d'un support, d'un document.
- Recherche de données, d'informations avec efficience.
- Diffusion d'une information, d'une publication.