Adjoint au Chef du Service Facturier H/F - Université Paris-Saclay

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le service facturier fait partie de l'agence comptable de l'Université Paris Saclay et est composé de 18 personnes (2 A, 1 B et 15 C).

Le service facturier a en charge la comptabilisation et le traitement des dépenses : réception des factures et autres dépenses de l'Université, dématérialisation, contrôles comptables réglementaires. Il a aussi la charge de la création de tous les tiers dans le SI et la saisie des fiches d'immobilisations.

Activités principales de l'agent :

- Suivre le traitement des factures dans le SI SIFAC et dans l'outil P2P, analyse des anomalies et blocages, résolution des problèmes
- Régulariser les pièces comptables non conformes (problèmes de TVA, d'imputation, ...)
- Contrôle et traitement des factures opérations de travaux (contrôle de régularité, avances, pénalités, retenue de garantie, révision de prix)
- Contrôle et suivi des garanties à première demande et des mains levées
- Analyse des postes non soldés liés aux marchés de travaux (retenues de garantie, pénalités, avances)
- Suivi des avances fournisseurs hors marché (arrhes, acomptes), contrôle, traitement, suivi et récupération
- Répondre aux mails des services financiers de l'ordonnateur et des fournisseurs arrivés sur les différentes adresses mails génériques du service
- Superviser l'activité du service, répondre aux questions des agents du bureau
- Suivi du parc carte achats (demandes, blocages, relances)
- Contrôle, analyse et traitement des demandes de régularisations des cartes achat dans l'outil SIFAC
- Élaborer des notes de procédure internes et des outils d'aide pour le service
- Recherche et veille règlementaire
- Gérer les absences et congés des agents du service en l'absence du chef de service
- Rendre compte au chef du service facturier
- Prendre en charge tout dossier demandé par la hiérarchie

Connaissances :

- Outils bureautiques courants (Word, Excel)
- Outils informatiques professionnels (SIFAC)
- Connaître les contrôles règlementaires, les règles de gestion interne et l'environnement professionnel
- Maîtrise des règles comptables issues de la GBCP et de l'instruction commune
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement d'un EPSCP

Savoir-faire :

- Travailler en équipe
- Analyser les dossiers
- Identifier les anomalies
- Rechercher les informations
- Prendre des initiatives

Savoir-être :

- Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe
- Être organisé, méthodique et rigoureux
- Être adaptable
- Faire preuve de réactivité
- Être autonome et avoir le sens des priorités