Secrétaire du Directeur Délégué à l'Administration Régionale Judiciaire H/F - Direction des services judiciaires - CA LYON

Vos activités principales

Le secrétaire administratif en poste au pôle administratif du directeur délégué à l'administration régionale judiciaire partage son temps de travail entre des fonctions de secrétaire du DDARJ (50%) et des fonctions de gestionnaire au service des frais de déplacement (50%).

Accueil et courrier

Ø Accueil téléphonique

· réceptionner, orienter et renseigner les correspondants téléphoniques ;

· réceptionner et identifier les appels, analyser la demande et orienter le correspondant vers la personne recherchée ou le service compétent grâce à la consultation de l'agenda partagé outlook.

Ø Accueil physique

· accueillir du public (stagiaires, partenaires extérieurs, sociétés, fonctionnaires, magistrats) et l'orienter vers le service compétent, dès que l'interphone sonne au secrétariat ;

· réceptionner des colis pour le service informatique, ainsi que les fournitures de bureau, les commandes de papier et les divers consommables, pour les stocker dans les locaux réservés à cet effet.

Ø Courrier

· réceptionner et distribuer le courrier et les parapheurs ;

Secrétariat des services communs

· gérer et suivre les fournitures de bureau et les consommables pour les services du SAR ;
· mettre en forme des documents de travail et courrier divers ;
· préparer des dossiers pour les réunions du DDARJ

· gérer le logiciel de gestion du temps HOROQUARTZ : création et mise à jour des comptes, habilitations pour les agents du r


Ø Gestion administrative des agents du SAR

· préparer les dossiers des nouveaux arrivants (imprimés, attestation de prise de fonctions, remise de clé, liaison avec le service informatique pour les accès aux applicatifs);

· gérer les arrêts de travail et les différentes positions administratives (temps partiel, disponibilité, autorisation d'absence...) des agents du SAR: réception, contrôle, suivi de la notification, enregistrement dans Horoquartz et transmission au service RH;

· vérifier les notifications des arrêtés des positions administratives dans Harmonie;

· réceptionner les demandes de mobilité des agents pour les transmettre, après avis du DDARJ, au service RH avant signature des chefs de cour;

· recenser les grévistes (hors agents placés) auprès du personnel du SAR;

· diffusion au personnel du SAR de la campagne des temps partiels et du CET: réception des demandes, notification et suivi dans les logiciels Horoquartz, LOLFI et Diadem;

· transmettre les convocations aux agents bénéficiant d'une décharge syndicale et recenser annuellement le bilan des droits syndicaux ;

Ø Diffusion des informations aux agents du SAR

· diffuser les formations régionales;

· diffuser des communications à la demande du service RH;

Bâtiment et logistique

· gérer les véhicules administratifs du SAR (tickets de péage et de carburant) et suivre les révisions obligatoires des véhicules en lien avec les chauffeurs de la cour d'appel;

· suivre l'organigramme de distribution des clefs;

· actualiser la signalétique du bâtiment;

· veiller à l'approvisionnement des copieurs et demander les interventions techniques.

Frais de déplacement

· traiter les indemnités de frais de déplacements des magistrats, fonctionnaires et collaborateurs du service public de la justice ;

· traiter la prise en charge des frais de changement de résidence des agents;

· participer à la validation des demandes de déplacements dans le logiciel Amplitude;

Savoir

Techniques de communication écrite et orale

Circuits administratifs

Organisation administrative et judiciaire

Outils bureautiques

Outils de communication

Chorus Formulaire

Savoir faire

Accueillir et prendre des messages téléphoniques

Enregistrer et classer les documents

Alimenter des tableaux de bord et statistiques

Appliquer les textes législatifs et réglementaires

Savoir faire des recherches

Savoir être

Avoir le sens de l'organisation

Avoir le sens des relations humaines

Etre à l'écoute

Faire preuve de discrétion professionnelle