Responsable du Secretariat General - Mairie de Henin-Beaumont H/F - Communes

Organisation globale des services dont il a la charge et du travail des agents sous son autorité
Planification de réunions, de rendez-vous, et croisement d'agendas
Supervise la gestion et le suivi du courrier et des parapheurs
S'assure de la diffusion des courriers dans les services concernés
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique (courriers, notes, rapport, tableaux de bord...)
Accueil téléphonique et physique
Réception, traitement et diffusion de l'information auprès de l'Autorité Territoriale
Appels pour le planning des élus en collaboration avec le service manifestations (évènements, etc)
Assure la préparation d'envois divers et de mise sous pli avec le service courrier reprographie
Gestion de la planification des distributions en nombre, des envois en toutes boîtes ou des envois particuliers (dossiers du conseil municipal, voeux, magazine municipal auprès des services municipaux, etc)
Supervise l'entretien de l'Hôtel de Ville via le service intendance de l'Hôtel de Ville
Assure la gestion budgétaire du marché de mobilier de bureau (hors mobilier scolaire, etc)

Encadre le service secrétariat du Maire et des Elus ainsi que les services courriers et reprographie et intendance de l'Hôtel de Ville

SAVOIR-FAIRE
Assurer la gestion globale des services sous son autorité
Maîtriser les logiciels Word, Excel, Outlook
S'exprimer correctement par écrit et oralement
Rendre compte de son activité
Distinguer le caractère urgent des informations à transmettre
Rechercher et diffuser des informations
Prendre des notes et mettre en forme des courriers, notes et rapports
Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités de l'autorité territoriale
Organiser les déplacements de l'autorité territoriale
Supervise les relances faites aux services afin de faire un suivi du courrier arrivé et des demandes des administrés
Vérifie la ventilation du courrier dans les services concernés après visa du DGS
Supervise la gestion de l'affranchissement du courrier des services
Préparation d'envois divers (voeux, élections, invitations, etc...)
Superviser la distribution des envois en nombre et des envois toutes boîtes
Coordonner le service intendance de l'Hôtel de Ville ainsi que l'entretien des locaux
Savoir recenser les demandes des services en mobilier de bureau et les synthétiser