Assistant Chef de Projets Evénementiel H/F - Viparis

Viparis est l'opérateur de 12 lieux événementiels majeurs situés en région Ile-de-France, avec plus de 10 millions de visiteurs et 800 événements professionnels et grands publics accueillis chaque année.

Viparis, en tant que leader européen de l'accueil de salon et congrès, s'attache à accueillir le monde au coeur de Paris.

Au-delà de sites d'exposition ou de salons, Viparis transforme ses sites en véritables lieux de vie, avec toutes les installations nécessaires.


Nous recherchons, pour un CDI basé au sein du Palais des Congrès de Paris (75017), un(e) :

ASSISTANT(E) CHEF DE PROJETS H/F

Mission : Rattaché(e) à la Directrice Adjointe de site, vous assistez les chefs de projets dans leur travail au quotidien lié à l'organisation des manifestations.

Vos missions principales sont les suivantes :

- Prendre en charge les tâches administratives relatives à la gestion des dossiers clients : chiffrage des prestations demandées, établissement de devis clients, saisie dans l'outil MAGIC pour établissement de la fiche technique, envoi et suivi des retours des dossiers préfecture, de documents administratifs à destination des clients,
- Organiser et participer aux réunions, rédaction de comptes rendus,
- Réceptionner, analyser et traiter les demandes clients,
- Préparer la clôture des dossiers : centralisation des éléments de facturation, préparation de la facturation, suivi des retours des questionnaires qualité,
- Rédiger et mettre en forme des documents (courriers, comptes rendus...) ;
- Le cas échéant, établir pour validation différents plannings (vacataires, assistantes, montes charges...) et en assurer la diffusion,
- Assurer le classement et l'archivage,
- Assurer les permanences durant les périodes d'exploitation, réceptionner les demandes clients et les traiter,
- Le cas échéant, supervisé(e) par un chef de projets, prendre en charge certains dossiers clients : recueil des besoins, établissement des devis clients et des fiches techniques et accompagnement du client,

Les missions précitées ne sont pas exhaustives et restent évolutives.

De formation Bac +2/+3 avec une spécialisation en évènementiel et/ou en gestion de projets, vous êtes habitué(e) à travailler en mode projet.

Autonome, vous êtes doté(e) d'un excellent sens de l'analyse et des qualités relationnelles vous permettant de vous adapter à des interlocuteurs variés. Impliqué(e) et réactif(ve), votre capacité d'adaptation vous permet de faire face aux imprévus et de gérer vos priorités.

Vous justifiez minimum d'un anglais courant et maîtrisez les outils bureautiques.