Adjoint au Chef du Service Facturier H/F - Universite Paris-Saclay

Mission du service / positionnement hiérarchique :
Le service facturier fait partie de l'agence comptable de l'Université Paris Saclay et est composé de 18 personnes (2 A, 1 B et 15 C). Le service facturier a en charge la comptabilisation et le traitement des dépenses : réception des factures et autres dépenses de l'Université, dématérialisation, contrôles comptables réglementaires. Il a aussi la charge de la création de tous les tiers dans le SI et la saisie des fiches d'immobilisations.

Activités principales de l'agent :
Suivre le traitement des factures dans le SI SIFAC et dans l'outil P2P, analyse des anomalies et blocages, résolution des problèmes
Régulariser les pièces comptables non conformes (problèmes de TVA, d'imputation, .)
Contrôle et traitement des factures opérations de travaux (contrôle de régularité, avances, pénalités, retenue de garantie, révision de prix)
Contrôle et suivi des garanties à première demande et des mains levées
Analyse des postes non soldés liés aux marchés de travaux (retenues de garantie, pénalités, avances)
Suivi des avances fournisseurs hors marché (arrhes, acomptes), contrôle, traitement, suivi et récupération
Répondre aux mails des services financiers de l'ordonnateur et des fournisseurs arrivés sur les différentes adresses mails génériques du service
Superviser l'activité du service, répondre aux questions des agents du bureau
Suivi du parc carte achats (demandes, blocages, relances)
Contrôle, analyse et traitement des demandes de régularisations des cartes achat dans l'outil SIFAC
Élaborer des notes de procédure internes et des outils d'aide pour le service
Recherche et veille règlementaire
Gérer les absences et congés des agents du service en l'absence du chef de service
Rendre compte au chef du service facturier
Prendre en charge tout dossier demandé par la hiérarchie

Experience: 2 An(s)

Compétences: Assurer un accueil téléphonique,Classer des documents

Qualification: Cadre

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.