Sgar 33 Assistant Chargés de Mission et de la Secrétaire Générale de la Conférence des Parties H/F - Préfecture de la Gironde

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

Le poste à pourvoir concerne un poste d'assistant(e) de 8 chargés de missions et de la secrétaire générale de la conférence des parties.

L'assistant(e) est responsable de missions qui lui sont propres:

- Pour l'ensemble du SGAR: traitement du courrier, accueil physique de premier niveau, achats de fonctionnement courant (fournitures, mobiliers) et suivi du stock, distribution et suivi des attributions des badges du parking.

- Dans le cadre de son périmètre d'intervention: mise en forme et valorisation de supports écrits, suivi et mise à jour des agendas, réservation de billets de train et d'hôtels sur Chorus DT, traitement des parapheurs (cachets, enregistrements, numérisation des dossiers, distribution), constitution de dossiers (étiquette, photocopies), planification de rendez-vous et de visio-conférences, préparation de salles de réunion, réservation de prestations avec le RIA (café, viennoiseries), suivi du paiement et restitution du matériel.

Les missions sont susceptibles d'évolution en fonction de l'évolution de l'organisation et des priorités du service.

Placée sous l'autorité hiérarchique du SGAR et de ses deux adjoints ainsi que sous l'autorité fonctionnelle de la cheffe de cabinet, l'assistant(e) fait partie d'un pôle composé de 3 personnes, constitué afin de consolider l'organisation du service et la polyvalence.

L'assistant(e) peut dans ce cadre assurer le secrétariat du SGAR et des deux adjoints: prises de rendez-vous, suivi agenda préfet et SGAR, préparation de dossiers, organisation des déplacements, suivi de la boîte fonctionnelle SGAR, aide à la préparation des pré-CAR et CAR (comité d'administration régionale).

Sujétion particulière: L'assistant(e) doit également déposer ces dossiers dans la journée

Votre environnement professionnel :

Activité du service :
Le SGAR coordonne et anime les actions des services régionaux de l'État et veille à l'articulation de celles-ci avec celles des services départementaux.
Il coordonne l'organisation et la mise en oeuvre des fonctions mutualisées des services de l'État en région.

Composition et effectifs du service :
Le Secrétariat général pour les affaires régionales (90 agents) est composé de trois délégations régionales (Académique à la recherche et à l'innovation, information stratégique et sécurité économique, accompagnement régional des armées), d'une direction régionale (droit des femmes et égalité), de deux pôles (politiques publiques, modernisation et moyens) et d'un cabinet.

Liaisons hiérarchiques :
Le Secrétaire Général pour les Affaires Régionales et ses deux adjoints

Autorité fonctionnelle :

Les assistantes sont placées sous l'autorité fonctionnelle de la cheffe du cabinet du SGAR.

Liaisons fonctionnelles :
Directions régionales, préfectures de département, Conseil régional, collectivités, chambres consulaires.

Vos compétences principales mises en oeuvre :

Connaissances techniques :

Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau maîtrise - requis
Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise - à acquérir

Savoir-faire :

Savoir s'organiser : niveau maîtrise - requis
Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise - requis

Savoir-être :

Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise - requis
Savoir accueillir : niveau maîtrise - requis
Savoir communiquer : niveau maîtrise - requis

Vos perspectives :

Ce poste d'assistante de direction doit permettre d'évoluer vers des postes de responsabilités supérieures

Durée attendue sur le poste : 3 ANS