Gestionnaire de Scolarité H/F - Sorbonne Université – Faculté des Lettres

L'INSPE a été créé au sein de l'université Paris-Sorbonne au 1er septembre 2013. Elle est depuis le 1er janvier 2018 une composante de la faculté des lettres (anciennement Paris-Sorbonne), au sein de Sorbonne Université. Il est chargé de la nouvelle formation professionnelle des enseignants. Ses missions concernent la formation initiale des étudiants se destinant aux métiers de l'enseignement, la formation continuée des professeurs stagiaires, et la formation continue des personnels enseignants en poste. Pour la formation initiale, il agit en partenariat avec toutes les universités parisiennes impliquées dans la formation des maîtres. Pour la formation continuée et continue, il intervient en collaboration avec le rectorat de l'académie de Paris.

Il est implanté sur trois sites parisiens : Molitor (16° arrondissement), Batignolles et Boursault (17° arrondissement), représentant au total une surface de 25 000 m². Il dispose d'un budget de 3,2 M€, hors masse salariale gérée au niveau de l'université.

Localisation du service : 10 rue Molitor 75016 PARIS (Service des Etudes) ; 56 Bd des Batignolles 75017 PARIS (localisation du poste)

Fonctions : Gestionnaire de scolarité en charge de la coordination des inscriptions administratives (FI), de la mention Pratiques et Ingénierie de la Formation du Master MEEF et des certifications en langue (CLES-CAPEFE)
Catégorie : B
Corps : Tech
BAP : J
Emploi-type : Technicien.ne en gestion administrative

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels.

Missions et activités principales :

Coordonner les opérations d'inscription administrative réalisées par le SEVE (inscriptions administratives en Formation Initiale)

- Préparer l'organisation matérielle de la gestion des opérations d'inscriptions administratives
- Encadrer le travail des personnels vacataires chargés des inscriptions lors de la période estivale -assurer la formation, l'accompagnement et la supervision de ces personnels
- Assurer l'interface au sein du service en appui à la responsable dans le cadre des opérations d'inscription
- Participer, en tant qu'agent mandataire, au contrôle de la régie des inscriptions administratives
- Participer aux opérations de vérification des données dans le cadre des enquêtes SISE

Gérer la scolarité des étudiants et professeurs stagiaires inscrits dans les formations de la mention Pratiques et Ingénierie de Formation (PIF) du Master MEEF de l'INSPE de Paris -4 parcours de formation: Fdf, IFMN, MIDAS, MSI

- Assurer l'interface avec les étudiants et stagiaires inscrits dans ces formations ainsi qu'avec les formateurs et responsables de formation pour les questions de scolarité
- Assurer les inscriptions pédagogiques des étudiants et stagiaires
- Gérer les demandes de validation d'acquis
- Assurer le suivi de l'assiduité des étudiants et stagiaires
- Gérer les conventions de stage
- Préparer les travaux du jury de délibération
- Assurer le suivi des éditions des relevés de notes et attestation de réussite

Gérer l'organisation du Certificat de Compétences en Langue de l'Enseignement Supérieur (CLES) ainsi que celle du Certificat d'Aptitude à Participer à l'Enseignement Français à l'Etranger (CAPEFE) proposés par l'INSPE de Paris

- Participer à l'élaboration des calendriers en lien avec la responsable de service et en collaboration avec les enseignants responsables des formations
- Assurer l'interface avec les apprenants de l'INSPE et les extérieurs candidats aux certifications
- Gérer les candidatures et inscriptions (administratives et pédagogiques) aux certifications
- Préparer l'organisation matérielle des épreuves ainsi que les travaux des jurys
- Assurer le suivi des éditions des relevés de résultat

Suite des missions dans la rubrique "Conditions particulières d'exercice"

Connaissances transversales requises :

- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
- Organisation et fonctionnement de la formation des enseignants
- Réglementation applicable à la gestion de la scolarité des étudiants

Savoir-faire :

- Utiliser des logiciels métier - Apogée
- Utiliser des logiciels de bureautique (Word, Excel)
- Travailler en équipe

Savoir-faire transversaux:

- Informer et rendre compte à sa hiérarchie
- Rechercher l'information, la vérifier et la classer
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :

- Bon relationnel, capacité d'écoute et disponibilité dans le cadre des échanges avec les étudiants, les formateurs et au sein de l'équipe du Service des Etudes et de la Vie Etudiante.
- Réactivité aux demandes des étudiants et des formateurs.
- Autonomie dans le domaine de gestion.
- Organisation et rigueur dans le traitement des dossiers de scolarité.
- Capacité à acquérir de nouvelles connaissances et à s'adapter aux évolutions du contexte professionnel.