Chargé de Gestion Administrative et d'Aide au Pilotage Opérationnel H/F - Service Public

Le poste de Chargé de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel H/F est rattaché au pôle des assistants en enseignement et recherche au sein de la Direction des affaires financières.

Gérer des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure (dont laboratoire) ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

Missions principales:

· Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et étudiants, notamment dans la réalisation et le suivi des bons de commandes et ordres de mission en contrôlant la bonne application des règles et procédures internes;

· Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière);

· Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes (y compris en anglais);

· Assister la direction d'un laboratoire;

· Organiser l'évènementiel du laboratoire (assemblée générale, journée des doctorants, colloque, séminaires, soutenance de thèse) en mobilisant et coordonnant les moyens humains, matériels, financiers;

· Mettre à jour le site internet du laboratoire;

· Répondre aux enquêtes des tutelles du laboratoire (CNRS, Centrale Lille, Ulille, ENSAM, ONERA);

· Gérer les agendas et contrôler les échéances;

· Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier;

· Retranscrire des informations orales à l'écrit;

· Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser;

· Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés;

· Classer et archiver des documents;

· Contribuer à la bonne circulation de l'information au sein du laboratoire et du pole AER, communiquer avec les services de Centrale Lille et les prestataires extérieurs;

· Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité;

· Contribuer à la mise en oeuvre de la démarche qualité sur les activités relevant de son périmètre;

· Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure;

· Assurer une veille dans le cadre de son domaine d'activité.

Connaissances:

· Culture internet;

· Environnement et réseaux professionnels;

· Techniques d'accueil téléphonique et physique;

· Techniques d'élaboration de documents;

· Techniques de communication;

· Technique de gestion des bases de données;

· Pratique de l'anglais (niveau B1);

· La connaissance des notions liées à la Gestion budgétaire et comptable publique (GBCP) et/ou de la suite Cocktail (SI financier) serai(en)t un plus.