Assistant d'Accueil - Pépinières d'Entreprises H/F - WIPSE

La Société Publique Locale WIPSE exploite 4 pépinières d'entreprises de la Communauté d'agglomération
PARIS-SACLAY. Situées à Villebon-sur-Yvette, Palaiseau, Orsay et Gif-sur-Yvette, ces pépinières hébergent et
accompagnent sur 7000 m2 de bureaux une centaine de jeunes entreprises dans divers secteurs d'activités :
start-up informatiques, électroniques, services aux entreprises, services aux particuliers...
Elle assure pour ces entreprises une large palette de services : Conseil, Accueil, Secrétariat, Téléphonie,
Salles de réunion, Domiciliation...
Le Poste :
- Accueil physique : Accueil et orientation des visiteurs
- Accueil téléphonique : tenue du standard, filtrage, aiguillage, prise de messages
- Gestion du courrier : Tri et distribution du courrier reçu , affranchissement journalier des envois;
Traitement des colis reçus - expédiés
- Secrétariat : Rangement et vérification de la disponibilité des consommations (papiers, cartouches
d'encre, ...); Mise à jour des dossiers administratifs (contrats,...); Mise en forme de devis ou factures
pour les entreprises clientes
- Salles de réunion : Gestion du planning et des réservations; Établissement de contrats de location
de salles de réunion
- Gestion et aménagement des espaces communs du site
- Selon les nécessités du service, d'autres missions pourront être confiées

Profil recherché :
- Sens de l'accueil et diplomatie : Savoir offrir un accueil chaleureux, professionnel et personnalisé
aux résidents, clients, partenaires.
- Adaptabilité et agilité : En pépinière, les journées ne se ressemblent pas. Il faut savoir passer d'une
tâche à l'autre et gérer l'imprévu.
- Esprit d'initiative et débrouillardise : Les créateurs d'entreprises ont souvent des besoins urgents ou
atypiques. Être force de proposition et axée "solutions" est un grand atout.
- Discrétion et confidentialité
- Esprit d'équipe et convivialité : Participer à l'animation de la communauté (cafés des entrepreneurs,
événements) pour créer du lien entre les entreprises.
- Notions en micro informatique (Word, Excel, internet ...)
- Notions élémentaires de langue anglaise

Prise de poste au 1er Juillet.

Plus qu'un poste d'accueil, nous vous proposons une véritable aventure humaine au coeur de l'écosystème
entrepreneurial de Paris-Saclay.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Techniques de gestion administrative,Bureautique et outils collaboratifs,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Utiliser les outils numériques,Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins

Langues: Anglais exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.