Secrétaire de Service H/F - Nantes Métropole

Sous la responsabilité du responsable de service Recensement, Élections et Funéraire, vous travaillerez en relation avec les partenaires privés et publics, les fournisseurs ainsi que les usagers.

Vos missions :

Assister le service

- Réceptionner, pré-étudier et répartir les courriers au sein du service
- Relayer les informations auprès des agents du service
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Organiser les réunions de l'équipe
- Alimenter les différentes bases de données
- Remplacer le secrétariat de la direction en son absence
- Former / informer les collègues : e-Temptation / UX, crédits, techniques de secrétariat, etc.
- Accompagner et encadrer des stagiaires
- Gérer des fournitures administratives
- Assurer le classement et l'archivage des dossiers papier et numériques

Gérer les finances du service en proximité

- Suivre les crédits : contacts avec les fournisseurs, bons de commande, factures et mandatements
- Tenir à jour des tableaux de bord
- Lancer les marchés subséquents aux accords-cadres
- apporter un soutien aux équipes sur les questions financières

Gérer les fonctions ressources humaines de proximité

- Assurer le rôle de référent RH de proximité auprès des agents : relais d'information, premier niveau de réponse, recherche d'interlocuteurs
- Contribuer à la mise en oeuvre des procédures : accueil des nouveaux agents, suivi formations, déploiement des campagnes annuelles
- Assurer la fonction de gestionnaire du temps
- Prendre en charge, trier et distribuer les bulletins de salaire ainsi que tout document nécessitant un suivi
- Saisir les éléments variables de paie
- Préparer et traiter les dossiers relatifs aux agents temporaires : recrutement, tickets-restaurant et diverses demandes)
- Suivre les dossiers d'accidents du travail

Contribuer à la gestion des locaux et matériels du service

- Gérer l'environnement de travail des agents
- Contribuer à la gestion du matériel
- Assurer un soutien logistique selon les besoins

Décliner la stratégie relation multicanale aux usager

- Participer au déploiement d'une culture de la relation usagers au sein de l'équipe
- Participer au suivi de la qualité des services rendus aux usagers (délais...)

Contribuer au collectif de service et à la ligne managériale

Connaissance de l'organisation de la Ville de Nantes et de Nantes Métropole
Pratique courante des outils informatiques : Word, Excel, Powerpoint, Coriolis, E-temptation, plateforme dématérialisée des marchés publics, Astre, GFD, Neeva, GEC
Qualités relationnelles : écoute, dialogue, capacité à orienter et expliquer
Discrétion, Esprit d'équipe, rigueur et efficacité
Aptitudes rédactionnelles : mails, notes
Sens de l'organisation, hiérarchisation des urgences et gestion des priorités