Coordinateur·rice Administratif·ve et Financier·e H/F - Topophone

Topophone est un Pôle d'Actions Culturelles qui déploie un programme d'accès à la musique au sein des quartiers prioritaires et des territoires ruraux de la région Occitanie.Plus d'informations sur topophone.fr

Présentation du poste

Topophone recrute un Coordinateur-rice administratif-ve et financier.e, placé-e sous l'autorité du Directeur.

Il/elle assurera la gestion administrative, budgétaire, financière, juridique et sociale de l'association. Il/elle contribuera à la sécurisation et au développement de l'activité de Topophone, en lien avec les différents pôles de l'association.

Le poste s'inscrit dans un environnement associatif culturel en évolution, comprenant des activités de médiation culturelle, d'enseignement musical, de formation professionnelle et de développement de réseaux de coopération à l'échelle nationale et européenne.

Le poste est organisé autour de 4 missions principales et des tâches afférentes :

A / Gestion financière et budgétaire

1. Gestion budgétaire et financière
- Co-construction et suivi du budget global de l'association en lien avec la direction.
- Élaboration et suivi du plan de trésorerie et anticipation des besoins de trésorerie.
- Mise à jour des outils de suivi budgétaire et de comptabilité analytique.
- Suivi financier des différents projets et dispositifs de l'association.
- Préparation des éléments nécessaires à l'établissement des comptes annuels.

2. Suivi comptable et administratif
- Coordination du suivi comptable courant réalisé.
- Coordination de la facturation et du suivi des règlements
- Suivi des relations bancaires et des moyens de paiement.
- Participation au suivi administratif et financier des subventions et appels à projets.

B / Gestion sociale et ressources humaines

1. Suivi RH et administration du personnel
- Suivi administratif des salarié-es.
- Contrôle du suivi du temps de travail, des congés et récupérations via le logiciel SIRH.
- Rédaction des documents liés à la vie des contrats de travail
- Suivi des obligations sociales : médecine du travail, mutuelle, arrêts de travail, déclarations administratives.

2. Développement RH
- Élaboration et suivi du plan de développement des compétences.
- Coordination administrative des actions de formation des salarié-es.
- Participation à l'actualisation des fiches de poste et à l'organisation interne.
- Contribution à la circulation des informations et à la structuration des procédures internes.
- Veille au respect du droit du travail et de la convention collective ECLAT.

C / Administration générale et vie associative

1. Administration générale
- Préparation, dépôt et suivi administratif des demandes de subventions et appels à projets.
- Participation à une veille juridique, sociale et fiscale en appui avec les partenaires administratifs
- Participation à l'amélioration continue des outils et procédures internes.
- Participation aux réunions de réflexion liées au développement de l'association.

2. Vie associative
- Participation à l'organisation de la vie statutaire de l'association
- Préparation des documents administratifs liés à la gouvernance associative.

D / Suivi administratif de l'organisme de formation
Dans le cadre de l'activité de formation professionnelle de l'association, le/la Coordinateur.rice assure le suivi administratif de la démarche qualité Qualiopi.

1. Suivi de la démarche qualité

- Suivi de la démarche qualité conformément au Référentiel National Qualité.
- Mise à jour des procédures et outils qualité.
- Organisation et suivi des éléments nécessaires aux audits Qualiopi.
- Préparation et suivi des audits de certification.

2. Suivi administratif de la formation professionnelle

- Suivi des indicateurs qualité et des évaluations stagiaires/intervenant-es.
- Veille réglementaire sur la formation professionnelle.
- Participation au développement de l'activité de formation.

Experience: 3 An(s)

Compétences: Fiscalité,Comptabilité analytique,Comptabilité générale,Elaborer, suivre et piloter un budget,Superviser la gestion financière,Améliorer des procédures administratives,Assurer la gestion administrative d'une activité,Assurer le suivi de la comptabilité, de la facturation et des fiches de paie (seul ou en relation avec des conseils externes),Elaborer des prévisions budgétaires,Garantir la fiabilité des comptes et des documents comptables,Gérer la trésorerie, le recouvrement,Présenter un budget

Langues: Anglais souhaité

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.