Assistant·e de Direction H/F - Université d'Angers

L'IUT Angers-Cholet compte 7 départements d'enseignement, 25 formations, 49 personnels administratifs et techniques, 117 enseignants et enseignants-chercheurs, le tout au service d'une population de 2000 étudiants.

La Direction de l'IUT est composée du Directeur, du Directeur des Services, des Directeurs Adjoints, de deux assistant·e·s de direction et des services supports (Pôle Enseignements et Vie Etudiante, relations entreprises, communication, prévention, logistique, maintenance, RH, finances, Relations Internationales).

L'assistant·e de direction est sous l'autorité du Directeur et du Directeur des Services.

L'assistant·e de direction travaille en étroite collaboration avec les est en relation avec le Directeur, le Directeur des Services, les Directeurs Adjoints, les chargés de mission, les usagers de l'IUT, les collaborateurs de l'IUT, les services centraux de l'Université, le Rectorat voire le Ministère.

Assister la Direction de l'IUT

- Recueillir et traiter les informations nécessaires à la préparation des décisions
- Suivre des dossiers spécifiques : Élections, Palmes Académiques, agrément produits dangereux, etc.
- Assurer l'interface dans les relations internes et externes de la Direction
- Recevoir, filtrer et gérer les informations orales destinées aux responsables de la structure
- Accueillir, informer et orienter
- Transmettre en interne et en externe les informations et décisions pertinentes
- Établir les contacts directs avec l'extérieur (Université, IUT, Région, Mairie, etc.)
- Mettre à jour les données du service (CIUT, Commissions, etc.)
- Préparer la rédaction de courriers, convocations, notes, etc.
- Tenir l'agenda de la Direction
- Élaborer les calendriers des rentrées, congés, jurys, etc.

Aide au pilotage et à la vie institutionnelle

- Participer aux réunions de direction, de conseil de direction et de Conseil d'IUT (CIUT)
- Participer à la mise en oeuvre des orientations stratégiques avec le comité de direction
- Préparer les ordres du jour, convocations, dossiers des différentes instances
- Rédiger les délibérations et comptes-rendus, diffuser les informations/décisions des instances
- Gestion de la scolarité des enseignements transversaux Développement Durable et Responsabilité Sociétale (DD&RS).
- Participer aux actions transversales de l'IUT : remise des diplômes, portes ouvertes, Semaine Internationale, etc.
- Mettre à jour l'annuaire de l'IUT, le trombinoscope et l'organigramme
- Préparer les réunions : supports de présentation, réservation des salles, gestion des plannings
- Modérer des listes de diffusion et diffuser les messages du service
- Participer à la mise à jour des sites internet et intranet de l'IUT
- Assurer le suivi de la composition des différentes instances et gérer les élections du CIUT
- Assurer le suivi de la répartition des primes de responsabilités pédagogiques

Savoirs:

- Modes de fonctionnement des administrations publiques
- Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
- Connaissances générales en méthodes de gestion et de suivi
- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
- Technique d'élaboration de documents

Savoirs faire:

- Appliquer les normes, procédures et règles
- Apporter des réponses à des besoins spécifiques
- Définir des procédures et de règles
- Évaluer et hiérarchiser des besoins
- Savoir rendre compte

Savoirs être:

- Autonomie/Confiance en soi
- Réactivité
- Rigueur/Fiabilité
- Sens critique
- Sens de la confidentialité