Assistant du Préfet Délégué pour l'Égalité des Chances H/F - Prefecture de Departement Bas-Rhin

- Vos activités principales

L'assistant du préfet délégué pour l'égalité des chances :
- gère l'agenda, les déplacements du préfet délégué;
- assure le filtrage des interlocuteurs (téléphonique et physique) ;
- planifie, organise et assure le suivi des réunions ;
- réceptionne les parapheurs et effectue leur suivi ;
- traite des dossiers ponctuels et assure le suivi d'affaires réservées ;
- assure l'accueil physique et téléphonique ;
- gère les messageries électroniques fonctionnelles ;
- prend en charge les aspects logistiques (les questions de transport...)
- gère et commande les fournitures de bureau, ainsi que le mobilier ;
- assure la gestion du courrier départ et arrivée.

- Activités du service

Le préfet délégué pour l'égalité des chances anime et coordonne les dispositifs de
l'État dans les domaines de la politique de la ville, l'égalité entre les femmes et les hommes, l'accueil des étrangers primo-arrivants, le schéma départemental d'accueil des gens du voyage, la lutte contre l'habitat indigne et le droit au logement.

- Composition et effectifs du service

Le secrétariat est composé d'un agent et travaille en lien avec le secrétariat commun
en charge d'assister la secrétaire générale et le secrétaire général adjoint.
L'équipe du préfet délégué comprend deux chargés de mission, cinq délégués du préfet, une déléguée départementale aux droits des femmes.

- Liaisons hiérarchiques

Le préfet délégué pour l'égalité des chances

- Liaisons fonctionnelles

Directeurs de la préfecture, assistants du corps préfectoral et des DDI et partenaires
extérieurs.
Chargés de mission
Délégués du préfet
Délégué départementale aux droits des femmes

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer un accueil téléphonique,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer un planning,Organiser des déplacements professionnels,Organiser et contrôler un approvisionnement,Relayer de l'information,Utiliser les outils numériques,Confidentialité sur les dossiers

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.