Chargé Accueil - Mairie de Meulan-En-Yvelines H/F - Communes

Ville de Meulan-en-Yvelines recrute pour son secrétariat général

UN CHARGE D'ACCUEIL H/F

Activités principales :
Accueil - Standard
- Accueil général de l'Hôtel de Ville,
- Mise en attente et orientation des usagers et des visiteurs,
- Information générale du public et réponses de premier niveau pour l'ensemble des services,
- Gestion de la relation citoyenne via le logiciel de GRC,
- Remise des clés aux associations ainsi que le courrier de celles domiciliées à l'Hôtel de ville,
- Remise des clés des véhicules de pool (et gestion administrative du parc),
- Remise de formulaires et autres documents (plan, horaires des transports et autres informations générales locales mais aussi documents émanant des services à destination des usagers ou organismes divers),
- Mise à jour des présentoirs,
- Gestion des affiches liées aux horaires d'ouverture de la Mairie dans le respect de la charte Communication,
- Gestion de l'affichage des actes administratifs de la ville, d'informations préfectorales et ministérielles et des enquêtes publiques,
- Mise à disposition des enquêtes publiques à la consultation des usagers,
- Réception et orientation des appels téléphoniques,
- Répartition des appels, sélection des demandes, recherche et adaptation des demandes pour orientation,
- Réception des rendez-vous et au besoin accompagnement jusqu'au lieu de réunion,
Tâches administratives
- Enregistrement et diffusion du courrier postal et mail de l'Hôtel de ville (tamponnage, dématérialisation pour les courriers postaux, enregistrement et transmission),
- Traitement du courrier et des mails destinés au service accueil,
- Classement et préparation des trieurs/pochettes services en lien avec l'appariteur,
- Gestion du courrier à envoyer (tri, comptage, élaboration de la fiche de transfert, assurer le suivi à l'aide du tableau de transmission et transmission au prestataire),
- Tenue de l'annuaire des organismes et services,
- Enregistrement des affichages à effectuer pour en assurer le suivi (affichage, retrait et au besoin transmission de procès-verbaux),
- Gestion des rendez-vous pour les permanences Maison de la justice et du droit,
- Mise à jour systématique du planning des réunions, des rendez-vous et de l'agenda des événements de la ville,
- Gestion et tenue du calendrier du pool des véhicules de l'Hôtel de ville (hors services techniques et police),
- Participer à l'évaluation de la satisfaction du public : gestion du tableau des statistiques de fréquentation du public et des appels téléphoniques,
- Elaboration du rapport d'activités du service Accueil.

Profil recherché :
- Expérience confirmée dans un poste similaire au sein d'une commune exigée
-Bonnes connaissances des techniques d'accueil physique et téléphonique
-Bonnes connaissances en bureautique et secrétariat
-Parfaite connaissance du fonctionnement des services d'une commune et des procédures hiérarchiques.
-Aptitude à l'utilisation d'internet et du logiciel métier (GRC)
-Discrétion et réserve professionnelle
-Sens de l'écoute et du contact avec le public
-Sens du service public et aptitude aux relations humaines
-Bonne maîtrise de la lecture et de l'écriture
-Grande rigueur et méthode
-Très bonne présentation et respect impératif des horaires
-Grande disponibilité et capacité d'adaptation aux nécessités de service
-Désamorcer les situations conflictuelles