Secrétaire de Départements Gp Options Transversales Pôles Shs et Peip H/F - Service Public

Grande école d'ingénieurs publique, Polytech Clermont est une école de Clermont Auvergne INP et du réseau Polytech qui articule ses activités et ses projets autour de trois piliers : développement durable, mobilité du futur et énergie.

L'adjoint-e en gestion administrative assure les tâches de secrétariat de départements au sein d'un pool de quatre secrétaires. Il/elle travaille en lien avec les enseignants, les chargés de cours issus d'entreprises, les fournisseurs et les étudiants.

Activités :

Secrétariat des départements :
- Accueillir et informer les étudiants, enseignants, intervenants extérieurs
- Informer l'équipe pédagogique des dates de réunions et réserver les salles
- Rédiger les comptes-rendus de réunions
- Mettre en forme les courriers
- Appui à la préparation des examens (listes d'émargement, PV,...)
- Collecter et saisir les notes
- Assurer la préparation administrative des commandes de matériels, relations fournisseurs
- Suivre les dépenses et le budget du département et pôles
- Assurer l'organisation logistique des déplacements pédagogiques, des soutenances, des remises de prix et parrainages
- Préparation de l'évaluation des enseignements GP et traiter les réponses
- Classer et archiver les documents
- Assurer l'intérim des autres secrétaires de département lors de leurs absences
- Réceptionner les colis lors de la fermeture de l'accueil

Gestion administrative des dossiers intervenants extérieurs :
- Aider à la constitution des dossiers Recrut, relancer, valider les pièces
- Faire le lien avec les intervenants extérieurs pour les enseignants (fournitures, renseignements, ordres de mission)
- Saisir les heures dans Geisha et mettre à jour les charges d'enseignement

Communication :
- Appui du chargé de communication de l'Ecole, photos, propositions de textes pour le site internet (exemple : les journées portes ouvertes, la cérémonie de remise des diplômes, journée « Fête de la science » ...)
- Création d'affiches pour les forums, de supports de communication (Université d'été, carnets de voyage, etc...]

Les missions du poste sont susceptibles d'évolution en cas de réorganisation du service