Assistant Administratif - Mairie de Haubourdin H/F - Communes

Vous effectuez les missions suivantes :
Assurer le bon fonctionnement administratif, organisationnel et relationnel de l'établissement d'enseignement artistique. Ce poste est le maillon essentiel entre la direction, les enseignants, les élèves, les familles et les partenaires institutionnels.

-Assurer l'accueil physique et téléphonique des publics ;
-Gérer les tâches administratives et comptables ;
-Gérer les plannings (cours, salles et enseignants) ;
-Rédiger les courriers, les convocations, les attestations et les comptes rendus ;
-Gérer les inscriptions, réinscriptions des dossiers administratifs des élèves et effectuer la facturation en lien avec le service Haubipass (interne) ;
-Participer à l'élaboration du budget administratif ;
-Préparer les réunions pédagogiques ;
-Organiser les activités et les évènements (spectacles, portes ouvertes) ;
-Mettre à jour les supports d'information (affichage, mails, site, réseaux) ;
-Maitriser les logiciels de gestion (planning, facturation, inscriptions).

-Etre détendeur/rice d'une formation ou diplôme en secrétariat (BEP, Bac PRO ou équivalent) serait un atout ;
-Maitriser l'outil informatique (pack office, word, excel, internet);
-Etre capable de s'adapter et d'organiser son travail ;
-Capacités d'organisation, de rigueur et d'autonomie ;
-Faire preuve de disponibilité ;
-Faire preuve d'aisance relationnelle et disposer de réelle capacité d'écoute ;
-Respecter la confidentialité des informations recueillies.

La secrétaire administrative évolue dans un environnement créatif et humain, nécessitant :
o Souplesse organisationnelle (rythme des saisons artistiques) ;
o Capacité à gérer des publics variés (enfants, adultes, artistes, institutions) ;
o Sensibilité aux enjeux pédagogiques et culturels.