Assistant de Direction - Insee H/F - Institut national de la statistique et des études économiques (INSEE)

Vous serez responsable du secrétariat de la direction régionale. Vous contribuerez au bon fonctionnement de la direction et des services en assurant les activités de secrétariat et des activités transversales pour le compte du directeur, des chefs de service et de leurs unités.

Activités principales :

- assister le/la directeur/trice régional(e) dans l'organisation de ses activités internes et externes ;

- gérer le courrier postal et électronique (réception, enregistrement, transmission, classement) ;

- réaliser les tâches communes et spécifiques de secrétariat de la direction et des chefs de service (agendas, téléphone, prises de rendez vous, suivi des réponses à faire, préparation et organisation de réunions, suivi de dossiers particuliers, accueil) ;

- gérer et mettre à jour les plannings des réunions direction-syndicats, des congés de l'encadrement et des réunions collectives ;

- actualiser les délégations de signature ;

- mettre en forme et valoriser des supports écrits ;

- assurer la continuité de service en cas d'absence de la secrétaire des services ;

- contribuer à l'alimentation du site intranet.

Activités secondaires :

- assurer le secrétariat des réunions du dialogue social local et participer aux groupes de travail associés en réalisant les comptes rendus ;

- remplir la mission de correspondant archiviste pour la direction régionale ;

- effectuer le suivi administratif des conventions de l'action régionale ;

- être membre du comité éditorial de l'intranet de la direction régionale.

Nous recherchons un(e) candidat(e) ayant une expérience de secrétaire. Il / Elle veillera au respect des procédures et des consignes dans un cadre réglementaire précis. Il / Elle analysera, orientera les courriers et répondra à des sollicitations variées.

Savoirs :

- être à l'aise dans la communication orale et écrite ;

- maîtriser Outlook, LibreOffice (Writer, Calc, Impress, Draw) ainsi que l'application interne d'enregistrement du courrier Gécodoc ;

- connaître les travaux de l'Insee et l'organisation de la direction régionale.

Savoir-faire :

- mettre en oeuvre des procédures et consignes dans un cadre réglementaire précis ;

- analyser, orienter les courriers et répondre à des sollicitations variées ;

- mettre en oeuvre des techniques de classement.

Savoir-être :

- sens du service rendu et de la continuité de service;

- autonomie et initiative ;

- discrétion, confidentialité.

Relations professionnelles

- Le(la) titulaire du poste échange fréquemment des informations avec le directeur régional, les chefs des services et divisions et l'ensemble des agents.

- Il(elle) travaille en étroite collaboration avec son/sa collègue du secrétariat.

Relations au temps et à l'information

Le(la) titulaire du poste organise son travail au quotidien et à court terme (semaine ou mois).

Il(elle) prend en compte des informations nombreuses et variées qui requièrent réactivité et adaptation permanentes.

En fonction des compétences initiales du/ de la candidat(e) retenu(e), un Plan Individuel de Formation (PIF) sera mis en oeuvre notamment pour l'apprentissage de l'application d'enregistrement du courrier (Gécodoc).