Agent·e d'Accueil et Logistique H/F - Université Côte d'Azur

L'UMR 7351 LJAD est un laboratoire de mathématiques constitué d'enseignants-chercheurs, de chercheurs, de doctorants, de post-doctorats, et de personnel technique et administratif. L'effectif avoisine les 260 personnes, réparti sur 3 sites sur le campus universitaire Valrose.

L'effectif de l'unité LJAD a augmenté pour atteindre 260 personnes, tous statuts, permanents et non permanents, confondus avec une très forte présence universitaire.

Nous recherchons notre futur/future Agent/e d'accueil et logistique !

Le poste est centré sur les fonctions d'accueil et peut comprendre une part d'activité en soutien des fonctions administratives.

Ces fonctions s'exercent sous la responsabilité du Secrétaire Général du LJAD, au sein du service administratif et en lien avec le Pôle Logistique/Prévention de l'établissement universitaire hébergeur.

La mission d'accueil couvre l'accueil des visiteurs, la réception des courriers et colis, la gestion technique et logistique du bâtiment Dieudonné et le 5e étage du bâtiment FIZEAU, l'affichage, la gestion des locaux et leur réservation et l'activité évènementielle sur place de l'unité Lagrange.

-Accueil et orientation des visiteurs et des étudiants
-Gestion des demandes d'accès et tenue des registres d'entrée
-Gestion des demandes de badge
-Réception/envoi et distribution des courriers et colis
-Assurer la réception informatique des commandes sur les outils de gestion
-Tenue de l'annuaire du laboratoire
-Gestion des locaux (tenue et mise en place des salles de séminaire, réservation des salles, affichage...)
-Gestion des bureaux, attributions des clefs
-Liaison avec les services logistiques
-Participer à l'organisation des manifestations scientifiques du Laboratoire (devis, sous-traitant, accueil, badges, inscriptions etc...)
-Affichages, sites web
-Procéder à l'élaboration et au suivi des commandes liées à la logistique de l'Unité
-Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables
-Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
-S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité
-Consigner les procédures applicables dans son domaine
-Alimenter les bases de données du domaine d'intervention et faire un suivi

Sujétions particulière : Emploi localisé sur le Campus Valrose, possibles aller-retours entre les bâtiments pour collecter et distribuer le courrier.

Ce poste est fait pour vous si :

Vous savez gérer votre activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe et rendre compte
Vous possédez un bon sens de la communication et de la pédagogie
Vous connaissez les règles et normes en vigueur en matière de sécurité, sureté, VSS, hygiène, logistique, et interventions techniques diverses
Vous maîtrisez l'utilisation des logiciels spécifiques à l'activité
Vous savez appliquer des règles financières
Vous êtes en capacité d'assurer le suivi des dépenses et leur exécution
Vous savez assurer une veille
Vous savez mettre en oeuvre une démarche qualité
Bon niveau d'anglais (serait un atout)
Vous maîtrisez les techniques de gestion, Microsoft Office, Etamine, les outils bureautiques
Vous êtes en capacité de faire preuve de discrétion, d'assiduité, de rigueur, d'adaptabilité, de prise d'initiative et de respect
Vous appréciez le travail en équipe