Assistant Administratif Mutualisé H/F - Union Territoriale des Petites et Moyenn

Positionnement du poste :
Le/la salarié(e) est employé(e) par le GEPAPE CPME et peut être mis à disposition :
- d'entreprises adhérentes ayant besoin d'un appui administratif polyvalent ;
- de structures ayant des besoins de suivi administratif de marchés publics ;
- de la CPME, pour des missions d'assistance à la gestion administrative interne, sous l'autorité du délégué général.
Le/la salarié(e) demeure placé sous l'autorité hiérarchique du GEPAPE. Lorsqu'il intervient auprès d'une entreprise ou de la CPME, il agit sous l'autorité fonctionnelle du référent désigné.

Finalité du poste :
L'assistant administratif mutualisé assure un appui opérationnel aux adhérents et à la CPME dans le traitement des dossiers administratifs, la gestion documentaire, la préparation et le suivi des pièces, le suivi administratif de la facturation, l'appui administratif RH de premier niveau, l'utilisation de plateformes dématérialisées, le suivi de marchés publics et l'appui à l'organisation interne.
Le poste vise à proposer aux adhérents une ressource administrative agile, immédiatement mobilisable, capable de s'adapter à plusieurs environnements professionnels tout en respectant un cadre d'intervention sécurisé.

Enjeux spécifiques du poste mutualisé :
Le poste repose sur une forte capacité d'adaptation. Le salarié peut intervenir successivement dans des entreprises de tailles, secteurs, cultures et niveaux de structuration différents.
Il doit être capable de comprendre rapidement les priorités, d'utiliser des outils variés, de s'approprier des procédures existantes, de travailler avec plusieurs interlocuteurs et de maintenir une qualité d'exécution constante malgré les changements d'environnement.
Le salarié doit savoir « faire avec » les outils et les réalités de chaque structure, tout en respectant les limites de son périmètre, notamment sur les sujets comptables, fiscaux, sociaux, juridiques ou financiers.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Assistant de direction,DUT gestion administrative et commerciale des organisations,Techniques de gestion administrative,Logiciel de traitement de texte,Logiciels de prise de rendez-vous,Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint),Méthode de classement et d'archivage,Normes rédactionnelles,Procédures administratives,Procédures d'appels d'offres,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Techniques de numérisation,Techniques de paiement et de facturation,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks,Collaborer avec d'autres techniciens pour optimiser les processus de travail,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Gérer la communication interne et externe,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Optimiser l'utilisation des ressources techniques,Préparer les dossiers techniques pour les réunions,Réaliser la gestion des déplacements professionnels,Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus,Relayer de l'information,Renseigner des supports de suivi d'activité,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Suivre la comptabilité d'une structure,Suivre l'avancement des projets techniques,Tenir à jour des agendas personnels et partagés,Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Activités des organisations patronales et consulaires

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).