Gestionnaire de Scolarité - CDD H/F - Service Public

Liaisons hiérarchiques :
La cheffe du service des formations et de la vie étudiante

Liaisons fonctionnelles :
Les agents du service des formations et de la vie étudiante. La personne sera amenée à travailler avec des enseignants.

Missions et activités principales :

Gestion des stages optionnels : participation à la commission des stages, veille juridique, suivi des procédures, création et mises à jour des documents relatifs aux stages optionnels, mise à jour du site web sur la partie stages optionnels.
Gestion des diplômes (DEEA, DEA) sur Taïga en relation avec les gestionnaires de cursus, avec le MCC et le rectorat : Édition, remise et transmission des parchemins. Recherche d'anciens diplômes (archives) et gestion des demandes de changement d'état civil.
Établissement d'attestations de réussite.
Supplément aux diplômes (Licence, Master).
Réponses aux demandes diverses et spéciales des anciens étudiants.
Procédure de certification pour le départ à l'étranger d'anciens étudiants.
Assistance à la HMONP : mise à jour des documents administratifs, vérification et mise à jour des données des ADE dans Taïga, accompagnement et conseil aux employeurs et ADE (contrats, modalités de prise en charge, difficultés éventuelles, modalités de rupture de contrat, etc.), production de documents nécessaires à la demande de prise en charge par les organismes financeurs (convention de formation, devis, programme formation, attestation de fin de formation)
Assistance aux admissions : participation à la préparation des dossiers d'admission, suivi des dossiers pour évaluation et admissibilité, mise en place du planning des entretiens, aspects logistiques (organisation des salles et information des candidats par affichage et remise de plans de repérage) pour les entretiens d'admission Parcoursup.
Réalisation des statistiques Ministère de la culture, rectorat, Comue, etc
Participation à la journée Portes Ouvertes et à Infosup.
Participation au programme Egalité des chances en école d'architecture : logistique et événementiel lors de la journée d'immersion.
Réalisation d'enquêtes diverses (HMONP, Parcoursup,...).
Aide des collègues dans les moments d'intenses activités.

Compétences techniques
Maîtriser l'environnement bureautique (messagerie, LibreOffice, Internet), l'outil informatique appliqué à la gestion des enseignements (Taiga/Oasis), et moodle.
Comprendre l'offre de formation de l'établissement.
Acquérir l'organisation et le fonctionnement de la structure de travail et de son environnement.
Savoir organiser et planifier ses activités pour respecter le calendrier pédagogique.
Maîtriser les techniques de restitution et de transmission d'informations écrites et orales.

Savoir-faire
Connaissance de l'enseignement supérieur
Connaissance des études en architecture
Respect de la réglementation et des procédures
Travail en lien avec les gestionnaires du cursus Licence et Master
Utilisation du logiciel de gestion Taiga/Oasis
Gestion des situations d'urgence
Sens du service public et de l'accueil

Savoir être
Être à l'écoute
Travail en équipe
Capacité d'adaptation
Sens de l'organisation
Réactivité
Disponibilité
Gestion des conflits