Secrétaire de Direction Bilingue Français - Anglais H/F - Sas Montessori Toulouse

Présentation de l'établissement :

L'École Montessori et Bilingue La Violette Toulousaine est un établissement privé hors contrat accueillant des enfants de 2 à 15 ans dans un environnement bienveillant, exigeant et tourné vers l'excellence éducative.Dans le cadre de notre développement, nous ouvrons prochainement notre centre de formation professionnelle dédié aux métiers de l'éducation et de la pédagogie Montessori.

Nous recherchons un(e) secrétaire de direction bilingue Français / Anglais afin d'accompagner le développement de l'école et du centre de formation.

Missions : Sous l'autorité de la direction, vous serez notamment chargé(e) de :

Gestion administrative :
- Accueil téléphonique et traitement des courriels
- Gestion des dossiers administratifs des familles, stagiaires et salariés
- Suivi des inscriptions et des procédures administratives
- Classement, archivage et gestion documentaire

Facturation :
- Édition et suivi des factures
- Suivi des règlements et relances
- Gestion des prélèvements et des échéances

Comptabilité :
- Saisie et suivi comptable courant
- Préparation des éléments à destination du cabinet comptable
- Suivi des dépenses et des recettes
- Participation au suivi budgétaire de l'établissement

Communication :
- Rédaction de courriers et de communications aux familles et aux stagiaires
- Accueil et accompagnement des familles francophones et anglophones
- Mise à jour des outils de communication de l'école et du centre de formation
- Participation à l'organisation des événements de l'établissement
- Gestion des réseaux sociaux et supports de communication (selon profil)

Suivi qualité du Centre de Formation (Qualiopi) :
- Participation au suivi et à l'amélioration continue du système qualité
- Mise à jour des procédures et documents qualité
- Collecte et archivage des éléments de preuve nécessaires aux audits
- Suivi des questionnaires de satisfaction des apprenants et formateurs
- Participation à la préparation des audits Qualiopi
- Veille au respect des indicateurs qualité et des obligations réglementaires de l'organisme de formation

Profil recherché :
- Bilingue Français / Anglais (oral et écrit)
- Excellentes capacités d'organisation et de rigueur
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Google Workspace)
- Qualités rédactionnelles irréprochables dans les deux langues
- Sens de la confidentialité
- Autonomie et esprit d'initiative
- Aisance relationnelle avec les familles, apprenants et partenaires
- Une expérience dans l'administration, la comptabilité ou la gestion d'un organisme de formation est appréciée
- Une connaissance de la démarche Qualiopi constitue un atout

Conditions du poste :
- Rémunération :
Salaire mensuel brut : 1 664,85 €
Salaire mensuel net estimé : 1 291,00 €
Salaire lissé sur 12 mois

Le poste bénéficie de 9 semaines de congés réparties comme suit :
- Du 26 au 31 octobre
- Du 21 au 27 décembre
- Du 28 décembre au 3 janvier
- Du 15 au 21 février
- Du 12 au 18 avril
- Du 19 au 25 juillet
- Du 26 juillet au 1er août
- Du 2 au 8 août
- Du 9 au 15 août

Pourquoi nous rejoindre ?
- Participer au développement d'une école Montessori bilingue en pleine croissance
- Contribuer à la création d'un centre de formation innovant
- Évoluer dans un environnement international et stimulant
- Travailler au sein d'une équipe engagée autour d'un projet éducatif ambitieux
- Bénéficier d'un rythme de travail compatible avec le calendrier scolaire

Candidature

Merci d'adresser votre CV ainsi qu'une lettre de motivation :

Prise de poste souhaitée : 20 août 2026.

Nous avons hâte de découvrir votre candidature et de vous accueillir au sein de notre équipe.

Experience: 1 An(s)

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Assistant de gestion,Assistant de gestion et d'administration d'entreprise,BTS support à l'action managériale,Bureautique et outils collaboratifs,DUT gestion administrative et commerciale des organisations,DUT gestion des entreprises et des administrations option gestion des ressources humaines,DUT gestion des entreprises et des administrations option gestion et management des organisations,Gestion des urgences et des imprévus,Licence pro mention management et gestion des organisations,Méthode de classement et d'archivage,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Techniques de communication interne,Techniques de gestion administrative,Techniques de numérisation,Titre professionnel assistant de direction,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Assurer la gestion administrative d'une activité,Classer des documents,Collecter et analyser des données, des informations,Contrôler la conformité des procédures internes,Coordonner les activités entre différents départements,Définir une stratégie de communication,Gérer la communication interne et externe,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Réaliser une veille documentaire,Rédiger un compte rendu de réunion,Rédiger un écrit professionnel,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Représenter et mettre en valeur l'image de l'entreprise,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Tenir à jour des agendas personnels et partagés,Utiliser les outils numériques,Utiliser une messagerie sécurisée,Application des critères Qualiopi

Langues: Anglais exigé,Français exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement primaire

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.