Gestionnaire de Scolarité H/F - Université Montpellier 3

L'UFR 5, faculté des Sciences du Sujet et de la Société est une composante d'enseignement et de recherche de l'Université de Montpellier Paul-Valéry dont les domaines d'étude et d'intervention sont portés par trois départements disciplinaires : Psychologie, Sociologie et Anthropologie.

L'UFR accueille chaque année plus de 4 000 étudiants en formation initiale et continue, tout en dispensant des enseignements à haute valeur ajoutée pour les étudiants non spécialistes inscrits dans d'autres formations et d'autres composantes.

Le poste proposé est au sein du département de psychologie, qui accueille environ 2 200 étudiants en licence. Sous l'autorité hiérarchique du responsable de scolarité et du responsable administratif, la personne recrutée sera également amenée à collaborer avec la directrice de l'UFR, le directeur du département de psychologie, les enseignants responsables de diplômes et les différents gestionnaires du département de psychologie.

Le pôle scolarité est composé de 9 agents. Le bureau en charge de la licence de psychologie est composé de 3 agents.

Il s'agit d'un poste susceptible d'être vacant.

Missions :Assurer les différentes opérations liées à la gestion de la scolarité et au secrétariat pédagogique des 3 années d'études de licence de psychologie ainsi que celles du parcours Licence Accès Santé

Mission 1 - Assurer l'accueil, l'orientation et l'information des usagers et des enseignants.
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et messagerie électronique, ainsi que l'orientation des usagers et des personnels enseignants-chercheurs, enseignants et chargés d'enseignement.
- Gérer et diffuser les informations en interne y compris par messagerie électronique et support multimédia (site WEB, affichage dynamique).
- Assurer l'édition des plaquettes d'information sur le contenu des enseignements.

Mission 2 -Assurer les actes de gestion et de suivi de la scolarité des étudiants
- Effectuer les inscriptions pédagogiques, les modifications et le suivi des situations individuelles.
- Effectuer les validations d'enseignements sous la responsabilité des enseignants responsables.
- Procéder à la saisie des notes.
- Assurer la délivrance d'attestations diverses.
- Procéder à l'archivage des divers documents et dossiers

Mission 3 -Assurer l'organisation des différentes phases de la scolarité
- Assurer l'organisation des examens : mise en place, modalités, liste d'émargement et planning des surveillances.
- Préparer les travaux relatifs aux jurys et participer à la délibération des jurys.
- Participer aux missions administratives relatives au recrutement des étudiants (Parcousup, eCandidat, etc.).
- Participer à l'élaboration et au suivi des emplois du temps de l'ensemble des étapes, gérer les plannings sur le logiciel dédié (ADE campus).

Mission 4 -Assurer la communication liée à la valorisation des cursus
- Gérer et diffuser les informations en externe au niveau de l'université et des établissements et/ou universités partenaires.
- Participer à l'organisation des journées portes ouvertes de l'UFR, du Salon de l'enseignement supérieur et de la recherche et autres manifestations de communication.

Mission 5 -Assurer les missions complémentaires
- Participer avec les autres membres de l'équipe administrative et technique aux opérations contribuant au bon fonctionnement de l'UFR.
- Soutenir l'activité de l'équipe administrative en période de pics d'activité.

Compétences

CONNAISSANCES ET SAVOIRS

- Connaître l'organisation, les activités et le mode de fonctionnement de l'établissement et de l'UFR
- Connaître les techniques de secrétariat et / ou de gestion administrative
- Connaître la réglementation du domaine de la scolarité y compris droit des examens
- Connaître l'environnement et réseaux professionnels
- Connaître les techniques de communication et la culture internet

SAVOIR FAIRE OPÉRATIONNELS

- Savoir utiliser les outils et logiciels bureautiques (Word, Excel...) et spécifiques à l'activité (APOGEE, ADE Campus, ParcoursSup, e-candidat, BO).
- Savoir gérer son activité dans un calendrier.
- Savoir rédiger des rapports ou des documents.
- Savoir mettre en oeuvre des procédures et des règles.
- Savoir accueillir et prendre des messages

SAVOIR ÊTRE

- Se montrer rigoureux et fiable.
- Avoir le sens de l'organisation et de l'initiative.
- Être réactif.
- Faire preuve de sens relationnel et de maîtrise de soi.
- Avoir le sens de la hiérarchie.
- Savoir travailler en équipe.
- Savoir rendre compte.