Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Maison et Compagnie

Maison & Compagnie, société d'aide à domicile de Conflans Sainte Honorine, recherche pour renforcer son équipe un Assistant administratif (H/F).

Mission principale :
Sous la responsabilité de la Responsable de Secteur, l'Assistante Administrative participe au bon fonctionnement de l'entreprise. Elle est l'interlocutrice privilégiée des clients, salariés et partenaires pour l'ensemble des démarches administratives et contribue à l'organisation quotidienne de l'activité.

Activités principales :
- Accueil et standard téléphonique
- Assurer l'accueil physique des visiteurs, clients et salariés.
- Gérer le standard téléphonique et orienter les appels.
- Réceptionner, traiter et transmettre les messages.
- Assurer la gestion du courrier entrant et sortant.
- Maintenir la relation avec les familles et partenaires médico-sociaux.

Gestion administrative :
- Rédiger, mettre en forme et classer les documents administratifs.
- Assurer le suivi administratif des dossiers clients et salariés.
- Mettre à jour les bases de données et tableaux de suivi.
- Archiver les documents selon les procédures en vigueur.

Suivi des dossiers :
- Préparer et contrôler les pièces administratives nécessaires aux dossiers.
- Veiller au respect des échéances et relancer les interlocuteurs concernés.
- Assurer le suivi des dossiers clients.
- Gérer les dossiers RH des salariés : déclaration d'embauche, visite médicale, etc.
- Contrôler la fiabilité des informations administratives.

Facturation et suivi :
- Préparer les éléments nécessaires à l'établissement des factures.
- Contrôler les pièces justificatives.
- Assurer le suivi des factures émises et des règlements.
- Effectuer les relances administratives en lien avec la Direction.

Reporting et organisation :
- Élaborer et mettre à jour les tableaux de bord d'activité.
- Produire les reporting demandés par la Direction.
- Élaborer et optimiser les plannings d'intervention.
- Participer à l'amélioration des procédures administratives.

Profil recherché :
- Bonnes capacités rédactionnelles et sens de l'organisation.
- Rigueur, autonomie et discrétion professionnelle.
- Bon relationnel et sens du service.
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les délais.

Contraintes du poste :
- Permis B souhaité afin de vous rendre ponctuellement au domicile des bénéficiaire
- Astreinte téléphonique rémunérée.
- Disponibilité et réactivité pour la gestion des urgences administratives et opérationnelles.

Avantages :
- Régime de prévoyance.
- Environnement de travail à taille humaine favorisant l'autonomie et la polyvalence.

Qualités attendues :
- Organisation et méthode.
- Polyvalence.
- Réactivité et capacité d'anticipation.
- Sens des priorités.

Experience: 5 An(s) - Sur un poste similaire

Compétences: Techniques de gestion administrative,Titre professionnel secrétaire assistant,Bac pro assistance à la gestion des organisations et de leurs activités,Normes rédactionnelles,Modalités d'accueil,Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Réaliser des opérations comptables,Utiliser les outils numériques,Accueillir, orienter, renseigner un public,Faire preuve de discrétion professionnelle,Connaitre le secteur médico-social,Pouvoir gérer plusieurs dossiers simultanément,Savoir respecter les délais,Avoir de bonnes capacités rédactionnelles,Maîtrise es outils bureautiques (Word, Excel, ...)

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Aide à domicile

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.