Assistant de Direction de l'Administration Générale 132 - Mairie de Chanteloup-Les-Vignes H/F - Communes

L'assistant·e de direction de l'administration générale est chargé·e d'assister la Directrice Générale Adjointe des Services chargée de l'Administration Générale dans ses missions, il·elle est chargé·e de la prévention en matière d'hygiène et de sécurité (visites médicales, RPS, ...) et suit les dossiers juridiques de la DGA (assurances, baux, ADS).

Activités principales:

Assistanat de direction
- Participer à l'organisation et l'activité quotidienne de la Directrice générale adjointe des services
- Prendre les rendez-vous de la Directrice générale adjointe des services
- Préparation des Comités Sociaux Territoriaux
- Accueil téléphonique de la direction
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
o prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
o réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
o organiser le classement et l'archivage des dossiers

Prévention des risques professionnels
- Gestion de la programmation des visites de la médecine préventive : recensement des agents, établissement et envoi des convocations, enregistrement des fiches médicales sur le logiciel métier, suivi des factures.
- Assistanat de prévention en collaboration avec le Conseiller en prévention des risques professionnels du CIG :
o étude ergonomiques des postes
o gestion des handicaps
- Commande de matériel bureautique adapté sur préconisation du médecin de la prévention.

Assurances
- Gestion des polices d'assurances :
o assurer un suivi administratif et financier des contrats
o analyser les clauses des contrats et optimiser leur mise en concurrence
- Gestion des sinistres :
o gérer les déclarations des sinistres et des réclamations
o évaluer les responsabilités
o solliciter des expertises techniques et juridiques
o gérer les relations avec les assureurs
o suivre les relations avec les usagers et les indemnisations

Autorisations De Stationnement des taxis
- Gestion des dossiers de demande ADS
- Rédaction arrêtés municipaux et des autorisations de stationnement
-
Baux
- Gestion et suivi des baux
- Préparation et rédaction des actes
- Suivi des recours impayés
- Suivi de revalorisation des loyers et charges
- Correspondances avec les locataires
- Organisation des rendez-vous pour les interventions techniques

Activités secondaires:

- Recherche d'informations juridiques
- Remplacement sur les missions d'accueil et d'Etat Civil de l'agent chargé de l'accueil du service Relations aux usagers

Savoirs:
- Connaissance de l'environnement territorial
- Connaissance en droit des assurances
- Connaissance en matière de baux
- Connaissance en matière d'évaluation des risques professionnels

Savoirs faire:
- Maîtrise de l'outil bureautique et des logiciels métiers
- Rédaction des écrits professionnels
- Gestion d'un agenda
- Gestion d'un budget
- Bonne tenue des documents règlementaires

Savoirs être:
- Diplomatie
- Discrétion
- Rigueur
- Autonomie
- Polyvalence
- Organisation
- Bon relationnel