Assistant·e de Direction H/F - Centre Saint-Exupery

Le/la secrétaire assure un rôle central de soutien administratif, organisationnel et relationnel au sein de l'association.Il/elle contribue au bon fonctionnement des instances associatives, à la gestion administrative des ressources humaines, à l'appui direct du Directeur général et à l'accueil du siège.Les principales missions sont : 1. Gestion administrative de l'association et des instances- Organiser et assurer le suivi administratif des instances associatives (COS, Directoire, Assemblée Générale).- Préparer et envoyer les convocations, ordres du jour et documents nécessaires aux réunions.- Rédiger les procès-verbaux, comptes rendus et documents de synthèse.- Rédiger les courriers et notes pour le compte des administrateurs et de la direction.- Assurer l'envoi des documents aux administrations et partenaires institutionnels.- Gérer le classement, l'archivage et la mise à jour des dossiers administratifs et institutionnels.2. Aide à la gestion administrative des Ressources Humaines- Assurer la saisie et le suivi administratif des contrats de travail.- Constituer, mettre à jour et classer les dossiers individuels du personnel.- Assurer le suivi administratif des absences (arrêts maladie, accidents du travail).- Mettre à jour les registres et tableaux de suivi réglementaires.- Rédiger et assurer le suivi des courriers administratifs RH (attestations, notifications, réponses diverses).- Faire le lien administratif avec la direction et, le cas échéant, le service RH.3. Appui administratif au Directeur général- Assister le Directeur général dans la gestion administrative quotidienne.- Suivre la planification des rendez-vous et des réunions.- Préparer et mettre en forme les dossiers, courriers et documents nécessaires aux activités de la direction.- Assurer le suivi du courrier entrant et sortant de la direction.- Faciliter la circulation de l'information entre la direction, les administrateurs et les interlocuteurs internes et externes.4. Accueil et gestion administrative du siège- Assurer l'accueil physique et téléphonique des personnes au siège de l'association.- Orienter les interlocuteurs internes et externes avec professionnalisme.- Réceptionner, trier, distribuer et expédier le courrier.- Assurer le suivi des fournitures de bureau, la gestion des stocks et les commandes.- Participer à l'organisation logistique des réunions et événements institutionnels.Profil recherché :Le/la candidate doit savoir maitriser le pack Office (Word, Excel, PowerPoint)

Experience: Débutant acceptéCompétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Techniques de gestion administrative,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'informationPermis: B - Véhicule léger souhaitéQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Hébergement social pour enfants en difficultésListe des qualités professionnelles:Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.