Université Lyon 1 - Secrétaire de Département H/F - Université Claude Bernard Lyon 1

Le département Informatique fait partie de la composante IUT de l'Université Claude Bernard Lyon 1. Il se situe sur le Campus de la Doua. Notre mission essentielle est de former des techniciens et techniciennes ainsi que des professionnels supérieurs (Assistant(e)s Ingénieur) capables de gérer des projets de développement informatique et d'assurer le bon fonctionnement des réseaux informatiques.

Au sein de notre département, nous proposons plusieurs parcours académiques, notamment 2 Licences Professionnelles (DEVOPS et ESSIR) et le Bachelor Universitaire de Technologie (BUT) en Informatique avec les spécialisations suivantes :

- BUT Informatique, Parcours : Administration, gestion et exploitation des données
- BUT Informatique, Parcours : Déploiement d'applications communicantes et sécurisées
- BUT Informatique, Parcours : Réalisation d'applications : conception, développement, validation
- BUT Informatique, Parcours : Réalisation d'applications : conception, développement, validation (Année spéciale)

Notre département accueille environ 400 étudiants par an et se compose actuellement de 3 secrétaires et d'une équipe pédagogique de 30 enseignants permanents et d'une trentaine d'intervenants professionnels.

Missions principales :

La personne recrutée aura pour mission de :

- Gérer des bons de commandes et des ordres de missions ;
- Assurer le suivi administratif des étudiants ;
- Assurer la gestion administrative des personnels du département ;
- Assurer la gestion administrative des vacataires ;
- Assurer la qualité des locaux (approvisionnement, signalement de matériels défaillants)

Activités principales de l'agent :

- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser
- Retranscrire des informations orales à l'écrit
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement du département
- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
- Classer et archiver des documents

Logiciels ou matériels spécifiques utilisés :

Pack Office et systèmes d'information de l'Université

Compétences attendues:

- Accueillir et prendre des messages
- Accueillir les populations concernées
- Enregistrer et classer les documents
- Rédiger des rapports ou des documents
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Utiliser les outils bureautiques

Connaissances :

- Environnement et réseaux professionnels notions
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Culture internet
- Techniques de communication

Savoir être :

- Sens de l'organisation
- Réactivité
- Sens relationnel