Assistant·e de Gestion - Service Facturier H/F - Service Public

La DAFCO (direction des affaires financières et comptables) regroupe la direction des affaires financières (services budget, achats-marchés, déplacements) et l'agence comptable (comptabilité, services recettes-recouvrement, facturier, paie).

Le service facturier a pour mission le contrôle et le traitement des factures, des liquidations directes et des états de frais de mission, ainsi que la gestion de certains tiers dans SIFAC.

Positionnement

Rattaché.e directement au responsable du Service Facturier, l'assistant.e de gestion a en charge le traitement des demandes de paiement (factures). Il/elle travaille en lien étroit avec les équipes de la DAFCO. Il/Elle travaille également en relation avec les interlocuteurs financiers de l'école et en externe.

Mission

L'assistant.e de gestion travaille de manière polyvalente, au sein d'une équipe de 4 personnes, au traitement des factures, des liquidations directes, à la création et à la validation des demandes de paiement (DP), de la liquidation des états de frais de mission, la gestion de certains tiers dans SIFAC.

Dans le cadre du contrôle interne, il/elle complète les indicateurs d'activité et de performance.

Activités principales

Contrôle et saisie des dépenses sur factures et des marchés publics

· Enregistrer les factures reçues dans SIFAC et s'assure de la présence des pièces justificatives ;

· S'assurer de la cohérence entre l'engagement juridique, le service fait et la facture ;

· Vérifier la qualité du fournisseur (RIB, imputation comptable, exactitude de la dépense et imputation budgétaire) ;

· Exercer les contrôles de payeur (qualité de l'ordonnateur, disponibilité des crédits, exacte imputation des dépenses, validité de la créance) et de caissier (caractère libératoire du règlement) selon les articles 19 et 20 du décret du 7 novembre 2012 ;

· Enrichir les indicateurs d'activité et de résultats (anomalies constatées notamment) dans la base de données ad hoc (Excel): en lien avec le contrôle interne financier;

· Connaître et appliquer la réglementation de la comptabilité publique en matière de dépense et de marchés publics.

Liquidation des états de frais de mission

· Contrôler les états de frais de mission dans le respect de la réglementation des frais de déplacement et procéder à leur validation dans NOTILUS puis SIFAC.

Gestion des factures sur Chorus Pro

· Charger les factures sur Chorus Pro et répartition à chaque agent du service.

Gestion des tiers dans SIFAC

· Apporter un soutien technique lors de la saisie des tiers dans SIFAC ;

· Aider à la saisie, à la confirmation des tiers notamment lors des périodes de congés des collègues.

Appui et conseil aux différents services

· Apporter son expertise et accompagner les gestionnaires ou assistants des centres de responsabilité, notamment dans l'appropriation de la réglementation.

Compétences requises

Connaissances:

· Bonne connaissance des techniques et des règles de la comptabilité générale et de la comptabilité publique

· Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur et de la Santé ;

· Connaissance de la réglementation relative aux marchés publics ;

· Bonne connaissance d'un système d'information financier

· Savoir mettre en pratique la réglementation

Savoir-faire :

· Savoir hiérarchiser ses tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes réglementaires et des échéances

· Maîtriser les outils informatiques et notamment maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, logiciel financier) et collaboratifs,

· Capacité à aller chercher des informations pertinentes et à les synthétiser

· Savoir rendre compte à l'appui des analyses réalisées.

Savoir-être:

· Réactivité, autonomie, anticipation, adaptabilité,

· Rigueur, sens de l'organisation personnelle,

· Discrétion/confidentialité

· Capacité à travailler en équipe

· Qualités relationnelles