Dreets Cvl - Assistante de Direction H/F - DREETS Centre Val de Loire

Le SAPAT, placé sous l'autorité du directeur régional délégué, et organisé autour d'une mission modernisation et suivi de la performance (ModSP), d'un service études statistiques et évaluations (SESE) et d'une mission Communication, est chargé de :
- Impulser, organiser et mettre en oeuvre les transversalités, que ce soit en interne à la DREETS ou en externe avec les réseau des DDETS-PP
- Décliner, rendre lisible et contribuer à valoriser les grands axes stratégiques de la DREETS
- Proposer et mettre en place tous les outils permettant de moderniser et d'innover
- Apporter aux échelons régionaux et départementaux un éclairage sur l'évolution de leur environnement socio-économique, contribuant ainsi à l'élaboration des stratégies d'intervention
- Organiser et piloter la communication interne et externe de la Direction

La mission ModSP, à laquelle le (la) titulaire du poste est rattaché(e), organise l'appui au pilotage de la DREETS (dont communication interne) et la conduite des projets transversaux.

1) Assistant(e) de la directrice régionale et du directeur régional délégué :
- Gestion de l'emploi du temps et tenue des agendas, sécurisation de l'organisation quotidienne du travail
- Assistance à la préparation des réunions et des entrevues à l'initiative de la direction (prise de RDV, préparation des dossiers, liaison avec les participants) et anticipation des fonds de dossiers avec les services
- Croisement des agendas de la direction avec ceux du Préfet / SGAR pour anticipation des éléments à préparer à leur intention
- Gestion quotidienne et active des BAL fonctionnelles Direction, SVE et gestion de crise, et référent(e) procédure Télérecours
- Gestion des parapheurs et du courrier de la Direction
- Organisation des déplacements (ordres de mission, réservations train / hôtels, gestion frais de déplacement)

2) Gestion et organisation des instances de gouvernance :
- Assurer la préparation et le suivi des instances de gouvernance : CODIR restreint, bilatérales Préfet de région, trilatérales Préfets de département, CAR et pré-CAR
- Participer à la préparation, au déroulement et au suivi des réunions du collège des directeurs DREETS / DDETS-PP en présentiel (1/mois) et des visio-conférences (1/15 jours) : organisation logistique, préparation des ordres du jour et des invitations, prise de notes et rédaction des compte-rendus

3) Appui à la communication:
- Externe - en articulation avec le responsable communication et les pôles de la DREETS : appui à l'organisation d'événements métiers en fonction des besoins (établissement de devis, réservations de salles, contacts avec les partenaires, valorisation des actions sur les réseaux sociaux, etc.)
- Interne - en lien avec la responsable de la mission ModSP et plus particulièrement de la gestionnaire suivi de la performance : appui à la mise à jour des documents de communication (organigramme, qui fait quoi, PASE, etc.), appui à l'organisation des cafés partage et des cafés numériques
- De manière générale, contribuer par son positionnement à la fluidité de la circulation de l'information au sein de la DREETS

4) Préparation, relecture attentive et publication au RAA des décisions de délégation et subdélégation de signaturesous la responsabilité du secrétaire général et des décisions relatives au pôle Travail en lien avec le pôle et les DDETS-PP.

5) Divers :
- Appui possible aux autres missions exercées par la mission ModSP (en fonction des besoins et de la charge de travail), dont notamment la journée d'accueil des nouveaux arrivants
- Production de fiches opérationnelles synthétisant et décryptant les différentes circulaires / instructions / ... reçues à la Direction, et de synthèses diverses en fonction des besoins
- Appui technique sur la méthodologie administrative (courriers, notes, ...)

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous
le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus
(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global...)

CONNAISSANCES

- Outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et collaboratifs
- Aisance Internet / Intranet
- Applications informatiques métiers
- Classement, archivage (électronique et physique)
- Prise de notes
- Rédaction d'écrits professionnels (compte-rendus de réunions, mails, notes, etc.)
- Environnement administratif, institutionnel et politique
- Une appétence pour l'IA serait un plus

SAVOIR ETRE

- Sens de l'organisation
- Sens des relations humaines, de la communication et du dialogue
- Capacité d'adaptation
- Réactivité
- Discrétion
- Respect du secret professionnel et de la confidentialité
- Sens de l'anticipation
- Prise d'initiatives
- Dynamisme

SAVOIR FAIRE

- Faire preuve de rigueur et de méthodologie
- Avoir le sens de l'écoute, du contact et du dialogue
- Faire preuve de courtoisie, de diplomatie et de discrétion professionnelle
- Savoir rédiger
- Savoir communiquer
- Se rendre disponible
- Prioriser