Assistant Manager H/F - Service Public

Mission
L'assistant.e manager de la direction territoriale Nouvelle Aquitaine accompagne les membres de l'équipe de direction en facilitant l'organisation et la coordination de leurs activités de management et de pilotage et en leur apportant un soutien opérationnel sur les aspects administratifs, logistiques et organisationnels. L'assistant.e manager veille à la bonne circulation de l'information et assure un rôle d'interface entre les membres de l'équipe et leurs interlocuteurs internes et externes. Il/elle facilite les échanges, anticipe les besoins, coordonne les priorités et garantit le bon déroulement des activités en mettant en place des outils et des méthodes adaptés.

Activités principales

Gestion de l'organisation quotidienne du travail : gestion des agendas, suivi des échéances ; planification, préparation et suivi des réunions (rédaction des comptes-rendus si nécessaire); coordination des évènements et des déplacements (convocations, ordres de mission, réservations de salles...) , prise en charge des aspects matériels et logistiques.

Gestion administrative :secrétariat et appui administratif. Traitement et suivi de dossiers spécifiques ; saisie, mise en forme de documents ; classement et archivage des documents (physiques ou numériques); traitement du courrier postal et électronique (préparation, saisie, vérification et suivi); gestion des parapheurs.

Accueil et communication : accueil physique et téléphonique, orientation des interlocuteurs internes et externes ; centralisation, filtre et transmission des informations .

Gestion des outils de suivi : conception et mise à jour de tableaux de bord permettant le suivi de l'activité, les réponses aux enquêtes.

Activités associées

Suivi des stocks de fournitures courantes et de petits matériels
Organisation des déplacements liés aux activités de la direction
Organisation de la logistique des séminaires