Assistant Pédagogique et de Gestion Doctorale H/F - Université Paris-Saclay

Au sein de l'université, la Maison du Doctorat pilote la politique doctorale et coordonne l'ensemble des actions liées à la formation des doctorants, en lien avec les écoles doctorales et les partenaires académiques et socio-économiques. Elle accompagne environ 4 400 doctorants dans le développement de leurs compétences scientifiques et transversales, ainsi que dans la préparation de leur insertion professionnelle.

Au sein de la Maison du Doctorat, l'assistant·e pédagogique et de gestion doctorale assure un rôle d'appui à la mise en oeuvre de l'offre de formation doctorale et contribue au suivi administratif et pédagogique des doctorants, en lien étroit avec les écoles doctorales.

Le poste se répartit comme suit :

60 % : appui aux activités pédagogiques
40 % : appui à la gestion d'une école doctorale
Activités principalesde l'agent.e:

Appui à l'ingénierie pédagogique (60 %)
Rattaché·e à le.la chef.fe de pôle des parcours doctoraux, dans le cadre du déploiement de l'offre de formation doctorale de l'Université Paris-Saclay :

Organisation et gestion des formations

Assurer la gestion administrative et logistique des sessions de formation (planification, inscriptions, convocations)
Suivre les effectifs et la participation des doctorants
Gérer les relations avec les intervenants (planning, conventions, aspects logistiques)
Suivi pédagogique et outils

Mettre à jour les catalogues et supports de formation
Administrer les outils de gestion des formations (ADUM)
Assurer le suivi des parcours de formation des doctorants
Évaluation et suivi des formations

Mettre en oeuvre les enquêtes de satisfaction
Collecter et consolider les données d'évaluation
Participer à la production de bilans et tableaux de bord
Appui au développement

Contribuer à la mise en ligne de contenus pédagogiques
Participer à la préparation de nouveaux dispositifs (hybridation, formats innovants)
Assurer une veille simple sur les outils pédagogiques
Appui à la gestion d'une école doctorale (40 %)
En lien avec la direction de l'école doctorale et la Maison du Doctorat :

Gestion administrative des doctorants

Assurer le suivi administratif des doctorants (candidatures, inscriptions, réinscriptions, soutenances, diplomations)
Vérifier la conformité des dossiers et pièces justificatives
Suivi du parcours doctoral

Suivre les étapes clés du doctorat (comités de suivi individuel, soutenance, formations obligatoires)
Mettre à jour les systèmes d'information
Alerter en cas de situation particulière
Organisation des instances et événements

Organiser les réunions de l'école doctorale (conseils, jurys, comités)
Rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions
Participer à l'organisation d'événements (rentrée doctorale, journées scientifiques)
Accueil et information

Informer et orienter les doctorants et encadrants
Répondre aux demandes (réglementation, procédures, formations)
Contribuer à la diffusion de l'information
Appuyer les actions de communication et de valorisation de l'offre

Connaissances attendues

Fonctionnement de l'enseignement supérieur et du doctorat
Notions en ingénierie de formation
Connaissance des outils de gestion administrative et pédagogique
Compétences opérationnellesGestion administrative et organisationnelle
La maîtrise de l'outil ADUM est un plus mais une formation peut être prévue en interne.
Capacité à suivre plusieurs activités en parallèle
Qualités rédactionnelles
Compétences linguistiques : la pratique de l'anglais peut être nécessaire pour les échanges avec les doctorants internationaux

Savoir-être

Sens du service et du relationnel
Rigueur et sens de l'organisation
Discrétion et respect de la confidentialité
Capacité à travailler en équipe
Prérequis:

Niveau requis : Bac +2 à 3 minimum
Expérience souhaitée en gestion administrative ou formation