Assistant de Direction du Président et de la Directrice de Cabinet - Agglomération d'Agen H/F - Structures de coopération territoriale

Sous l'autorité de la Directrice de Cabinet et de la cheffe de service Administration Générale, l'assistant.e de direction assure le secrétariat et l'organisation de l'activité du Président de l'Agglomération et de la Directrice de Cabinet.

Gestion de l'agenda et organisation des rendez-vous
Assurer la tenue et le suivi de l'agenda du Président et de la Directrice de Cabinet
Organiser les rendez-vous, réunions, déplacements
Prioriser les sollicitations et veiller à la cohérence de l'emploi du temps
Préparer les arbitrages d'agenda et anticiper les contraintes d'organisation
Constituer et préparer les dossiers nécessaires aux réunions, rendez-vous et déplacements
Veiller à la circulation des informations entre le cabinet, les services et les partenaires extérieurs
Assurer un suivi des demandes adressées au cabinet et des réponses apportées
Travailler en lien étroit avec le secrétariat du Directeur Général des Services afin d'assurer une bonne coordination institutionnelle

Organisation et suivi des déplacements
Organiser les déplacements du Président et de la Directrice de Cabinet
Gérer les réservations, aspects logistiques et coordination avec les structures accueillantes
Préparer les éléments nécessaires aux déplacements (programmes, contacts, notes de contexte)
Assurer le suivi administratif lié aux missions et déplacements

Suivi des représentations du Président
Centraliser les invitations et préparer les réponses
Organiser les représentations du Président ou de ses représentants
Assurer le lien avec les élus

Bac à Bac +2 dans le domaine administratif
Capacité rédactionnelle et sens de l'organisation
Gestion de l'urgence et des priorités, réactivité et anticipation,
Disponibilité
Très grande discrétion professionnelle, sens du service public, loyauté
Qualités relationnelles et diplomatie
Connaissance de l'environnement territorial
Maitrise des outils bureautiques (Pack Office)