Secrétaire des Elus H/F - Ville de Saint-Denis

Placé.e sous la coordination du Chef.fe de cabinet, vous assurez l'appui administratif, logistique et relationnel des adjoints au maire et des conseillers municipaux de la majorité

Vous planifiez, optimisez et coordonnez les agendas partagés de plusieurs élus. Vous organisez leurs rendez-vous avec les administrés, les partenaires extérieurs et les services. Vous assurez l'accueil physique et téléphonique du public et filtrez les demandes selon les délégations.

Vous réceptionnez, enregistrez, triez et dispatchez le courrier et les courriels des différents élus. En collaboration avec les élus et les services référents, vous rédigez les réponses aux courriers courants des administrés et préparez les parapheurs pour la signature des documents officiels.

Vous planifiez les commissions municipales, les réunions de travail et les permanences des élus. Vous constituez les dossiers préparatoires en amont (notes, rapports, pièces jointes) et veillez à la rédaction ainsi qu'à la diffusion des comptes-rendus et relevés de conclusions.

Vous assurez un lien quotidien et fluide entre les élus, les directions opérationnelles de la collectivité et les citoyens

Vos compétences techniques indispensables

Vous maîtrisez parfaitement les techniques de secrétariat, la rédaction administrative ainsi que les outils bureautiques.
Vous possédez une expérience avérée dans la gestion d'agendas partagés complexes.
Vous disposez d'une bonne connaissance des compétences d'une commune et des domaines de délégations des élus.

Vos qualités relationnelles et managériales (Soft skills)

Vous faites preuve d'une discrétion professionnelle absolue, d'un strict devoir de réserve et d'une neutralité politique exemplaire dans l'exercice de vos fonctions.
Vous disposez d'une aisance relationnelle de haut niveau, d'un grand sens de la diplomatie et d'une écoute affirmée.
Vous êtes autonome, rigoureux.se et démontrez une excellente capacité à gérer les priorités de plusieurs interlocuteurs simultanément.
Vous êtes animé.e par un sens aigu du service public.