Secrétaire H/F - Groupe SOS

Groupe SOS Solidarités est un acteur majeur du secteur social et médico-social en France : handicap, addictions, asile et intégration, inclusion professionnelle, habitat et santé, Justice, Santé des femmes, santé communautaire... C'est notamment le 1er gestionnaire associatif d'établissements de soins avec hébergement temporaire, et le 2e acteur associatif de la lutte contre les addictions.

Sa mission : apporter des réponses concrètes et innovantes aux enjeux de solidarités, en accompagnant inconditionnellement les publics dans leur autonomie, pour faire en sorte que personne ne soit au bout de son histoire, aujourd'hui comme demain.

Groupe SOS Solidarités est une association du Groupe SOS. Rejoindre le Groupe SOS, c'est choisir un métier qui a du sens, dans une grande organisation non lucrative qui agit pour le vivre-ensemble, en France et dans le monde. Il se distingue par son audace, son approche entrepreneuriale et l'engagement de ses 22 000 employé.e.s face aux défis sociaux et environnementaux.

Employeur engagé, le Groupe SOS défend l'accès à l'emploi pour toutes et tous, indépendamment de l'origine, du genre, de l'orientation sexuelle, de la religion, du handicap ou du parcours de vie. Il valorise et soutient les métiers essentiels à la cohésion sociale, contribuant ainsi à un avenir plus inclusif et durable.
Dans le cadre d'un marché public national, Groupe SOS Solidarités a été retenu pour mettre en oeuvre une plateforme AGIR dans le département du 06. Les plateformes AGIR ont pour missions la réalisation d'une prestation d'accompagnement individualisé et d'appui à la coordination des acteurs locaux pour l'intégration
des bénéficiaires de la protection internationale (BPI).

Contexte et environnement du poste :

Placée directement sous la responsabilité de la Direction et/ou de la Chef de Service, la secrétaire les assiste dans la gestion des tâches administratives courantes de l'établissement.

Vous êtes la première interface entre la Direction et l'extérieur.

Missions principales :

2. Gestion et Suivi administratifs :

- Envoi et mise à jour des tableaux de bord

- Constitution et tenue des dossiers du personnel (fiche de renseignements, visite médicale, etc) et des registres du personnel et résidents

- Elaboration du dossier d'entrée

- Traitement des dossiers de candidature

- Mise à jour du panneau d'affichage sous la responsabilité du chef de service

- Participation aux réunions d'équipe

- Saisie informatique de données pour transmission aux partenaires et prestataires divers

- Classement des dossiers et archivage

- Gestion des stocks de fournitures, outils de travail pour le personnel

- Inventaire et stockage des fournitures.

- Assurer les réceptions des commandes

- Gestion administrative et suivi des déclarations de sinistres auprès des assurances.

- Rédiger les documents administratifs (contrats de travail, avenants...) concernant les salariés des ACT

- Suivi, saisie et transmission des données RH (Congés, arrêt maladie, procédure d'embauche, fin de contrat, etc..)

2. Comptabilité :

- Tenue de caisse

- Tenue du journal des dépenses

- Récupérations des documents comptables

- Suivi des factures à payer sous la responsabilité du chef de service

- Vérification des documents comptables

- Elaboration, suivi et encaissement des factures résidents

- Transmission des documents comptables au GIE Alliance gestion sous la responsabilité du chef de service

3. Secrétariat de la direction :

- Accueil téléphonique et physique, rédaction de courriers, comptes-rendus et
notes, gestion de l'agenda, organisation logistique des réunions, commande de matériel, classement,

- Archivage et suivi de dossiers.

Cette liste est non exhaustive

Compétences :

1) Savoir-faire relatifs à la tenue du standard et de l'accueil physique des visiteurs

- S'exprimer avec clarté au téléphone

- Etre réactive face aux demandes des interlocuteurs téléphoniques ou des visiteurs

- Savoir écouter les demandes téléphoniques, les évaluer et les orienter auprès des membres de l'équipe.

- Faire des recherches rapides et précises pour répondre aux questions posées.

- Savoir orienter les visiteurs entre les différents services

- Savoir prendre les messages téléphoniques de façon claire et précise

- Savoir accueillir de façon aimable les visiteurs

- Etre capable de répondre à certaines demandes techniques d'informations (demandes d'adresses précises de centres, procédures d'admission ...)

- Savoir écouter les demandes téléphoniques, les évaluer et les orienter auprès des membres de l'équipe.

2) Savoir-faire relatif au suivi administratif/de la gestion/de la comptabilité

- Savoir retranscrire les transmissions internes et informations aux différents membres de l'équipe.

- Savoir rédiger les courriers administratifs, notes, rapports, comptes rendus à la demande de la Direction

- Savoir tenir des fichiers à jour

- Savoir recueillir les besoins en matériel pour le personnel

- Savoir établir les bons de commande

- Savoir concevoir et mettre en page des documents sur support informatique

- Classer et archiver les dossiers

- Etre capable de tenir à jour les documents administratifs concernant le personnel du centre (demandes de congés, fiches préparatoires de salaires...),

- Savoir alimenter des bases de données spécifiques,

- Concevoir et mettre en page des documents sur support informatique.

Connaissances

- Connaissances en gestion, en administration et notions de comptabilité

- Connaissances des outils informatiques : logiciels Word, Excel, Internet, HR4YOU

- Connaissance du champ de l'Asile et/ou de l'intégration souhaitée.s

- Connaissance des territoires souhaitée