Assistant de Direction H/F - Alliance High Tech

Référence historique sur le marché français et international, le Groupe Alliance Global Procurement (AGP) est expert en gestion externalisée des achats.

Depuis 20 ans, Il intervient en qualité de tiers de confiance et facilitateur entre les besoins des grands donneurs d'ordre et les solutions apportées par les fournisseurs.

Il accompagne les grands donneurs d'ordre dans l'optimisation et la simplification de leurs processus d'achats.

Ses offres de services innovantes et responsables s'appuient sur des outils digitaux et des équipes agiles et à l'écoute.

Optimisation des panels de fournisseurs, gestion contractuelle et administrative des achats, sourcing de compétences sont autant de missions que les clients lui confient au quotidien.

Les TPE/PME/ETI en mesure de répondre aux prestations du cahier des charges accèdent alors au solide réseau du Groupe AGP. Ils s'ouvrent ainsi de nouvelles opportunités de développer leur business dans les secteurs des Télécommunications, de l'Informatique, de la Défense, de la Banque et Assurance, de l'Industrie, de l'Energie ou encore des Transports.

Les activités du Groupe AGP sont réparties entre :

> ALLIANCE HIGH TECH : sourcing et achats de prestations intellectuelles

> SYSTEMGIE : achat de biens et de services.

Le Groupe AGP est implanté à Aix-en-Provence, Paris, Rennes, Lyon, Nantes, Bordeaux, Toulouse et Bruxelles.

En tant qu'Assistant de direction, vous assurerez le soutien administratif, organisationnel et opérationnel de la direction afin de garantir le bon fonctionnement quotidien de l'entreprise. Vous jouerez un rôle central dans la coordination des activités, la gestion des priorités et la communication interne et externe.

Vous aurez principalement la charge de :

- Garantir l'accueil au sein des bureaux (accueil physique des visiteurs et accueil téléphonique) ;
- Assurer le suivi des fournisseurs et en rechercher de nouveaux ;
- Etablir le budget du service et le suivre ;
- Valider les factures et s'assurer de leurs règlements ;
- Gérer les déplacements de la direction et des collaborateurs avec l'outil Cytric ;
- Ecrire les procédures SMQ et les appliquer ;
- Evaluer les fournisseurs ;
- Réfléchir en termes de plan d'amélioration continue ;
- Travailler en collaboration avec l'homologue de Rennes pour mutualiser les outils ;
- Planifier et encadrer les interventions d'installation, d'aménagement, de maintenance et de surveillance (badges d'accès, entretien climatisation, contrôle électrique, extincteur, sécurité du bâtiment) ;
- Programmer et superviser les opérations de sécurité (exercices d'évacuation, alarmes incendie, formations incendie...) ;
- Préparer les équipements nécessaires pour les nouveaux collaborateurs en collaboration avec le service RH et Informatique ;
- Gérer l'approvisionnement et les stocks nécessaires (fournitures, téléphonie, automobiles...) ;
- Assurer le suivi de la maintenance et de l'entretien des locaux (nettoyage, courrier...) ;
- Organiser et superviser les déménagements et les aménagements de bureaux ou d'espaces de travail ;
- Gérer les évènements internes en collaboration avec le service RH (pétanque, soirée de Noël...).

De formation supérieure Bac +2 ou Bac +3 en assistanat, gestion ou administration, vous justifiez d'une expérience significative sur un poste similaire.

Vous êtes reconnu pour votre sens de l'organisation, votre capacité à gérer les priorités et votre aptitude à travailler de manière autonome dans un environnement proactif.

Polyvalent, réactif et doté d'un véritable esprit d'initiative, vous savez faire preuve d'adaptabilité face à des interlocuteurs et des situations variés.

Vous faites preuve d'une grande discrétion et respectez strictement la confidentialité des informations traitées.

Vos excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles vous permettent de communiquer avec aisance et professionnalisme.

Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Word, Excel et PowerPoint.

La maîtrise d'une langue étrangère constitue un atout supplémentaire.

Engagé pour l'égalité des chances, le Groupe AGP valorise la diversité. Nos postes sont ouverts à toutes et à tous, avec les mêmes chances de recrutement, d'épanouissement et de réussite au sein du Groupe.