Assistant de Communication CDD H/F - Centre National d'Art et de Culture Georges Pompidou (Centre Pompidou)

Rattaché à la directrice de la communication et du numérique, il est chargé d'assister celle-ci dans l'ensemble de ses fonctions sur les aspects administratifs et logistiques, de gestion et de diffusion de l'information. Il recueille et traite les informations nécessaires à la préparation des décisions. Il est l'interface entre la directrice et ses différents interlocuteurs internes et externes. Par ailleurs, il prend part au suivi de certaines actions de communication et au suivi de leur planification.

Dans le cadre de sa mission, il est notamment chargé de :

Communication

· préparer les notes relatives à la stratégie de communication pour les rendez-vous et réunions de la directrice

· trier et sélectionner les dossiers et éléments de communication qui doivent être partagés sur l'Intranet

· veiller à la bonne gestion des outils et du mode d'emploi de la direction dans l'Intranet

· élaborer des comptes rendus réguliers sur la tenue des plans de communication

· alerter sur les délais et le déroulé des événements

· concevoir et mettre en forme des supports de réunions (présentations PowerPoint, ...)

Gestion de l'information/secrétariat

· tenir l'agenda (réunions, rendez-vous ...) et assurer le suivi et le traitement des contacts

· accueillir, informer, orienter les visiteurs

· filtrer les appels téléphoniques, transmettre les messages, orienter les correspondants

· recevoir, trier, enregistrer et diffuser le courrier (arrivée et départ)

· rédiger des documents administratifs, des comptes rendus de réunion et des relevés de décision et gérer ce fond administratif

· préparer et rédiger des ordres de mission et des frais de déplacement ou de réception

· mettre à jour et exploiter le fichier des contacts

· vérifier la conformité des procédures administratives et préparer les documents à la signature de la direction générale

Classement, archivage

· enregistrer des documents et des informations (version papier ou numérique)

· classer les documents, en assurer le tri, l'élimination ou le versement aux archives

· mettre en place des modes de classement et d'archivage accessibles à tous

Organisation logistique

· planifier et assurer l'organisation logistique des réunions, rencontres ou séminaires

· assurer ou coordonner les travaux de reproduction de documents et/ou de numérisation

· organiser les déplacements (transport, hébergement, rendez-vous, ordres et frais de mission...)

savoir

· connaissance des métiers de la communication et du numérique

· connaissance des règles de correspondance administrative et de communication écrite

· connaissance des techniques de secrétariat

· connaissance de l'organisation de l'établissement et des procédures internes de décisions

savoir-faire

· savoir analyser les besoins et les activités liées au domaine de la communication

· maîtriser les techniques rédactionnelles et les usages de la langue française (orthographe, syntaxe, ...)

· gérer simultanément plusieurs activités en cours

· organiser son travail en fonction des contraintes, des délais, des flux et des priorités identifiées

· rédiger des notes ou des correspondances à partir de consignes orales ou manuscrites

· restituer et transmettre l'information orale et écrite sous forme de synthèse

· réceptionner le courrier et les appels téléphoniques, en assurer le filtrage et la transmission

· gérer matériellement les contacts et les déplacements de son directeur

· hiérarchiser l'importance et l'urgence des demandes avant de les transmettre

· maîtriser les outils bureautiques standards et les applications spécialisées

· maîtriser la langue anglaise

· adapter son comportement et son niveau de communication aux différents types d'interlocuteurs

· travailler avec rigueur et méthode, dans le respect des délais

· faire preuve d'une grande aisance relationnelle et du respect sans faille de la confidentialité