Secretaire de Direction - Logistique et Hotellerie Plateforme Logistique et Industrielle Ap-Hm H/F - Hopitaux Universitaire de Marseille Aphm

La Plateforme Logistique de l'AP-HM, située à Marseille, centralise les principales activités logistiques des hôpitaux de l'Assistance Publique - Hôpitaux de Marseille. Inaugurée en 2013, elle regroupe sur 25 000 m² les services de restauration, blanchisserie, stérilisation, magasinage et transport. Chaque jour, la plateforme assure la production de milliers de repas, le traitement de plusieurs tonnes de linge, la gestion des fournitures hospitalières et l'organisation des flux logistiques nécessaires au fonctionnement des établissements de santé de l'AP-HM.

Une vidéo de présentation de la PFL est disponible via ce lien :

Vos missions principales

Rattaché(e) à la Direction de la Logistique et de l'Hôtellerie, vous assurez le secrétariat de direction et contribuez au bon fonctionnement administratif de la PFL.

À ce titre, vous serez notamment chargé(e) de :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique ainsi que la gestion des courriers et des messages.
- Gérer les agendas de la direction, organiser les réunions et préparer les dossiers associés.
- Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des courriers, notes, comptes rendus et autres documents administratifs.
- Assurer le classement, l'archivage et le suivi administratif des dossiers.
- Organiser les déplacements professionnels et assurer le suivi des ordres de mission.
- Assurer le suivi administratif de dossiers transversaux (commandes, contrats, prestataires, travaux, formations, réservations de salles...).
- Organiser les réunions institutionnelles : convocations, ordres du jour, réservation des salles et préparation des supports.
- Rédiger les comptes rendus, procès-verbaux et relevés de décisions, puis assurer leur diffusion et leur suivi.
- Participer à la circulation de l'information entre les différents services et contribuer au bon fonctionnement administratif et organisationnel de la Direction.

Le profil que nous recherchons

Votre parcours

- Vous êtes titulaire d'un diplôme en secrétariat de niveau Bac ou supérieur.
- Une expérience en établissement de santé ou dans un environnement institutionnel serait appréciée.

Vos compétences

- Organisé(e), rigoureux(se) et discret(ète), vous savez gérer plusieurs dossiers en parallèle, respecter les délais et faire preuve de réactivité.
- Vous savez coordonner plusieurs activités et assurer le suivi simultané de dossiers administratifs.
- Vous possédez de bonnes capacités de communication, à l'écrit comme à l'oral.
- Vous appréciez le travail en équipe et êtes à l'aise dans les échanges avec des interlocuteurs variés.
- Vous maîtrisez les techniques de secrétariat, les outils bureautiques (Pack Office) et possédez de bonnes qualités rédactionnelles.
- Vous faites preuve d'un excellent sens de l'organisation et savez gérer les priorités.
- Vous exercez vos missions dans le respect de la confidentialité des informations confiées.