Adjoint·e en Gestion Administrative - Gestionnaire de Scolarité - 311 H/F - Université de Toulouse

La Faculté de santé est une composante de l'Université de Toulouse - Paul Sabatier. Créée au 1er janvier 2022, elle est issue de la fusion de 4 Facultés : Médecine Rangueil, Médecine Purpan, Sciences pharmaceutiques et Chirurgie dentaire. Elle anime une politique de formation et de recherche dans le champ de la santé et du soin. En termes de formation, elle a en charge l'organisation des études de santé, la gestion et la délivrance des diplômes des études médicales, des études de maïeutique, des cursus paramédicaux universitaires (orthophonie, orthoptie, psychomotricité, audioprothèse, infirmier en pratique avancée) et universitarisés ; des études de sciences pharmaceutiques et d'odontologie. Elle en porte la responsabilité administrative, financière et patrimoniale. Elle assure une articulation avec les activités de recherche dont les thématiques lui sont rattachées. Elle est constituée de 3 départements d'enseignement et de 5 divisions transverses. L'organisation des activités et des missions de la Faculté en chiffres : Étudiants : 17 000 ; Enseignants et enseignants chercheurs : 665 ; Personnels administratifs et techniques : 265 ; Budget géré : 10 millions d'euros. Le poste proposé relève du département Médecine, Maïeutique et Paramédical et plus précisément de la scolarité de la formation en Sciences Infirmières. L'équipe est composée de 7 gestionnaires de scolarité. Les postes sont situés au 133, route de Narbonne à Toulouse.

Contexte :
Le poste est intégré au réseau de scolarité universitaire regroupant 14 IFSI partenaires, nécessitant une forte rigueur et homogénéité des pratiques.

Finalité du poste :
Assurer les opérations administratives courantes de la scolarité universitaire et garantir la fiabilité des données dans un environnement multi-sites en lien notamment avec les IFSI d'Albi, Rodez, Auch, Montauban, St Gaudens, Cahors, Millau, Castres, Mazamet, Pamiers, Croix Rouge, Figeac, Toulouse, Tarbes.

Missions principales :
- Accueil et information des usagers
- Saisie des inscriptions et résultats
- Édition des documents de scolarité
- Préparation administrative des examens
- Classement et archivage
- Support aux jurys et diplomation

Activités principales :
- Accueillir et informer les étudiants et partenaires
- Saisir les inscriptions administratives et pédagogiques
- Mettre à jour les dossiers étudiants (compensation, dispenses d'enseignement, AJAC...)
- Saisir les notes et résultats transmis
- Éditer les relevés de notes et les PV de jury
- Préparer les documents administratifs des examens
- Participer à la logistique des jurys semestriels et de diplôme
- Classer et archiver les documents de scolarité
- Assurer la diffusion administrative des résultats
- Mettre à jour les bases de données multi-sites
- Appliquer les procédures harmonisées du réseau université-IFSI
- Contribuer à la fiabilité des données transmises aux 14 IFSI

Connaissances:

- Bonne maîtrise des outils bureautiques de base (Word, Excel, messagerie)
- Intérêt pour les environnements universitaires et administratifs structurés
- Sens du service public et de l'accueil
- Rigueur, discrétion et capacité à appliquer des procédures

Savoir-faire technique:

- Techniques administratives de base
- Fonctionnement scolarité universitaire
- Outils bureautiques
- Procédures examens et jurys
- Notions ECTS
- Saisie administrative
- Classement / archivage
- Préparation de documents
- Utilisation logiciels
- Suivi administratif de dossiers

Savoirs comportementaux:

- Sens du service public
- Rigueur
- Organisation
- Discrétion
- Fiabilité
- Travail en équipe
- Adaptabilité

Diplôme requis: CAP (Certificat d'Aptitude Professionnelle)

Durée Expérience souhaitée: Intermédiaire (3 à 5 ans d'expérience)