Université Lyon 1 - Assistant de la Dgs H/F - Université Claude Bernard Lyon 1

Direction Générale des Services

Activités principales :

- Organiser et mettre en oeuvre l'agenda de la DGS, contrôler et suivre les échéances, préparer ses dossiers
- Organiser ses déplacements professionnels, en être la garante
- Planifier les réunions récurrentes avec les différents services centraux
- Secrétariat des Comités de Direction (Codir), ordre du jour, convocation, relevés de conclusions
- Procédure maintien d'activité durant les fermetures : lancer la procédure dans le respect des calendriers et assurer l'articulation avec les services ad'hoc
- Procédure contrôle d'accès au 2ème étage de la MUDD : faire valider les demandes et les mettre en oeuvre
- Procédure évènements festifs sur les campus : traiter les demandes d'autorisation avec les services concernés - initiation de la rédaction de la procédure multi-sites
- Procédure Gestimmo : assurer la saisie d'inventaire pour le compte de la Présidence
- Assurer le soutien technique et logistique des réunions de la DGS (prestations, salles, ordinateur, téléphone portable, visio...)
- Gérer la représentation du DGS (présence, pouvoir, excuses)
- Procédure Temporis : validation des demandes de congés des directions de services sous couvert de la DGS
- Travailler dans le respect strict de la confidentialité des dossiers

Activités polyvalentes - accueil et secrétariat :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes du secrétariat général
- Répondre aux demandes d'informations relevant de son périmètre
- Participer à la gestion administrative du service en appliquant les procédures dédiées
- Assurer la bonne circulation des parapheurs remis à la Présidence pour visa ou signature de la DGS
- Connaitre les différentes délégations de signatures et leur périmètre
- Mettre en forme des courriers + enregistrement

Activités transversales :

- Appui administratif de la chargée de mission Grands Projets (SDVE Gillet....)
- Appui administratif des chargés de mission Egalité/diversité, Développement Durable TEE et de la Docteur vétérinaire de l'UCBL (déplacements, prestations lors de manifestions et réunions)
- Organisation des Copil évènementiels

Participer à la cohésion et la continuité du service :

- Courrier, parapheurs, accueil, téléphone, visioconférences, réservation des salles MUDD...
- Commandes de fournitures bureau, alimentaires et petit entretien
- Logistique du service et lors de manifestations
- Participer à la gestion de la logistique autour des réunions des Grands Projets
- Suivi des tickets maintenance
- Maintien du rangement des salles de réunion et de pause

Vous serezamené à assurer ou participer à toute activité quivous serait confiée dans le cadre de votre mission ou dans l'intérêt du service.

Niveau d'expérience souhaité : entre 1 et 3 ans

Compétences opérationnelles :

- Maîtriser les techniques d'accueil et de communication.
- Maîtriser les techniques de secrétariat, de gestion administrative et de classement.
- Savoir prioriser ses tâches selon un calendrier défini.

Connaissances :

- Bonne connaissance des outils informatiques de l'établissement.
- Bonne connaissance des procédures internes.
- Bonne connaissance de l'organisation de l'établissement.

Compétences comportementales :

- Sens de l'organisation et de l'anticipation.
- Proactivité et implication professionnelle.
- Sens relationnel et esprit collectif.
- Polyvalence.
- Diplomatie, discrétion et respect de la confidentialité.
- Rigueur, fiabilité, autonomie et réactivité.
- Capacité d'adaptation.