Assistant de Direction Direction Santé Enfance Famille et Autonomie H/F - Conseils départementaux

Vous êtes à la recherche d'une opportunité pour mettre à profit vos compétences d'assistante administrative au sein d'une collectivité territoriale dynamique et innovante ? Rejoignez le Département du Rhône, nous avons l'offre d'emploi idéale pour vous !

Le Département du Rhône est une collectivité forte de 1800 collaborateurs, répartis sur tout le territoire. Nous accompagnons près de 470 000 habitants au quotidien et oeuvrons en faveur de la santé, l'éducation, la culture, la mobilité et l'aménagement du territoire.

En rejoignant notre pôle Solidarités Proximité et Services aux Usagers, vous intégrez une équipe pluridisciplinaire et engagée dans le domaine social. Vous devenez l'assistant de deux directeurs, l'un dans le domaine Santé, enfance et famille, le second dans le domaine de l'Autonomie (personnes âgées et personnes en situation de handicap)

Vous assurez le poste d'assistante de direction santé enfance famille (76 professionnels) et de la direction autonomie (155 professionnels). Pour cela, votre temps de travail est partagé en deux (mi-temps journée pour chaque direction). Vous assurez des missions diversifiées qui demandent aisance, compétences, souplesse et adaptabilité.

Ainsi, vos missions seront les suivantes :

Missions d'organisation :

Accueil téléphonique
Gestion de la boîte mail générique des directions
Montage des réunions internes et externes
Gestion des agendas
Suivi des absences et des congés des équipes
Référent informatique
Accueil des nouveaux arrivants
Commande du matériel et des fournitures
Gestion des frais de déplacement
Préparation de réunions :

Réservation des salles, matériels, voitures
Mise en forme des documents utiles aux réunions de la direction
Organisation d'évènements divers
Constitution et préparation des dossiers :

Constitution des dossiers
Suivi des dossiers (respect procédures, vérification, respect des délais)
Suivi des projets et activités de la direction
Saisie de rapports présentés à l'assemblée départementale dans le logiciel métier et suivi de la procédure

En complément, vous serez également amenés pour la continuité de service à assurer de manière exceptionnelle la gestion téléphonique unique du Centre Département de Santé Sexuelle, et la gestion de la boite mail Aide Sociale à l'Enfance (ASE). Vous pouvez également remplacer d'autres assistantes de service en cas d'absence (et inversement).

Vos compétences à partager :

Pour réussir sur ce poste, vous apporterez vos qualités relationnelles, vos solides capacités d'organisation, de reporting et d'initiatives ainsi que votre rigueur et votre sens de la discrétion.

Un diplôme d'assistant de direction ou une expérience réussie dans ce domaine est souhaité.

Vous avez une maîtrise parfaitement les logiciels bureautiques.