Secrétaire à la Scolarité H/F - Centre Hospitalier de Rodez Hopital Jacq

IDENTIFICATION DE LA FONCTION
Intitulé du poste : secrétariat
Temps de travail : 100% ou 80%
Lieu géographique : Institut de formation aux métiers de la santé de RODEZ.
Direction de rattachement : Direction institut de formation (IF) comprenant un Institut de Formation en Soins Infirmiers (IFSI) et un Institut de Formation Aides-Soignants (IFAS) 2
CONTEXTE
Le secrétariat est assuré par 4 ETP. Le projet d'institut positionne chaque secrétaire sur des missions spécifiques qui sont globalisées dans un profil de poste.
L'organisation des secrétariats est validée par le directeur (DSIF), la coordinatrice pédagogique et les agents administratifs.
Liaisons hiérarchiques :
- Directeur Général du CH Rodez
- Directrice des Soins chargée des Instituts de Formations (DISF)
- Adjointe à la Direction
- Responsable pédagogique IFMK CHU Toulouse et Coordinateur de l'antenne IFMK Rodez
Liaisons fonctionnelles :
- Les Cadres Formateurs de l'IFMS
- Les professionnels du CH Rodez
- Les partenaires de la formation
- Les autres secrétaires
- Tutelles
ORGANISATION
Tous les secrétaires travaillent en autonomie et en collaboration. Ils s'entraident. Chacun est en charge de missions spécifiques (remplacement organisé en binômes) sur les deux sites au besoin :
Scolarité formations initiales: Ces deux postes sont en charge de l'ensemble des dossiers scolaires des élèves et étudiants, et des candidats à la sélection de la formation initiale
Formation en Soins Infirmiers : 1 ETP ou 0.80 etp
Formation d'aide-soignant et mise à disposition des locaux : 0.8 ETP
Régie/Finances de la formation initiale et continue/Gestion des absences et des commandes : Ce poste (1 ETP + 0 ,50 ETP) regroupe l'ensemble des activités en lien avec les finances (crédit/débit) liées à la formation : du devis de formation aux conventions, rémunération, assiduité, coût de formation, conventions formations et intervenants. Ce poste est le lien avec les services comptables du CH support et le conseil régional de la formation pour les suivis et bilans comptables. La préposée est régisseuse en titre, la collègue suppléante. Des compétences bureautiques (logiciels Excel, de comptabilité) sont des prérequis incontournables.
Référent Qualité/Secrétariat des stages (mobilité) et Gestion bâtiment : Ce poste regroupe des activités très différentes dont la gestion informatique (logiciels et formation, formeis...) : 0.80 ETP.
Le secrétariat de direction est réparti sur l'ensemble des secrétaires en fonction des besoins et de la disponibilité de chacun.

RÔLES ET MISSIONS :
- Accueil
- Informations ESI - EAS
- Gestion des appels téléphoniques
- Prise de rendez-vous du DSIF
- Convocations pour le DSIF
- Organisation des réunions institutionnelles
Commission d'Attribution des Crédits Européens
Instance compétente pour les orientations générales de l'institut
Section compétente pour le traitement pédagogique des situations individuelles des étudiants
Section compétente pour le traitement des situations disciplinaires
Section relative à la vie étudiante
- Utilisation FORMEIS SEO et dossiers papiers
- Certificats de scolarité et diverses attestations
- Dossiers de synthèse
- Organisation sur FORMEIS, SEO, plateforme Parcoursup et site internet CH
- Epreuves de sélection FPC
- Sélection Parcoursup

Experience: Débutant accepté

Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.