Assistant·e au Pôle Mutualisé de Secrétariat H/F - Direction Départementale des Territoires des Yvelines (DDT 78)

Le PMS est composé aujourd?hui de 4 assistants de catégorie C. L?assistant·e affecté au PMS a pour mission de fournir un appui administratif et organisationnel aux services. Il/Elle garantit les activités suivantes: - mettre à jour le chrono des courriers entrants - suivre les parapheurs soumis par les services au visa ou à la signature de la direction - préparer les parapheurs soumis au Préfet - réaliser le contrôle qualité et la mise sous pli du courrier sortant - publier des arrêtés et des décisions au recueil des actes administratifs - répondre aux messages des deux boîtes fonctionnelles - réserver des salles - répondre aux appels résiduels du standard - préparer l?accueil des nouveaux arrivants en lien avec les services et le secrétariat général commun - saisir les états de frais mensuels de l?architecte et du paysagiste conseils dans CHORUS DT - venir en appui des services pour l?organisation d?évènements (préparation des feuilles d?émargement, des chevalets,...) - assurer l?approvisionnement et la mise à disposition des fournitures de bureau - préparer des tableaux de suivi (congés, grévistes,?). L?assistant·e du pôle est placé·e sous l?autorité hiérarchique de la cheffe du pôle de secrétariat et de son adjointe. Il/Elle travaille en collaboration étroite avec les autres assistant(e)s du pôle et les deux assistantes de direction. Il/Elle est en relation avec les cheffes de service et leurs adjoints à qui il/elle apporte son appui. A l?occasion de la préparation de réunions, il/elle est amené·e à prendre contact avec les interlocuteurs extérieurs à la DDT.

Afin d?assurer les différentes activités, les compétences suivantes seront nécessaires: Compétences techniques: maîtrise des outils bureautiques et informatiques (LibreOffice, Le Parapheur, Mélanie, CHORUS DT, Limesurvey...) Compétences transversales: sens de l?organisation, rigueur, aptitude à rendre compte. Compétences relationnelles: sens du travail en équipe, discrétion, sens de l?accueil Elles pourront s?acquérir par la formation ou le compagnonnage.