Assistant de Direction H/F - Service Public

Mission du poste d'assistant(e) de direction : assister le directeur, le directeur adjoint et la directrice mer et littoral. Assistance de la direction : Accueil téléphonique et physique Gestion BALU, courriers réservés, dossiers ponctuels Gestion agendas, réunions Organisation pour les services des réunions présidées par le préfet Gestion des parapheurs soumis à la signature direction : respect du guide du courrier, des consignes préfecture, Vérification orthographe et syntaxe, reprise de courriers Constitution des dossiers Suivi des demandes de la préfecture Participation à la réunion hebdomadaire: point agenda, liste des commandes Veille des commandes passées par la direction aux services Gestion des déplacements du directeur, du DA et de la DML Participation au CODIR : ordre du jour, rédaction CR, suivi décisions Organisation de la rencontre annuelle IGAPS/agents MASA Liaison hiérarchique : Poste positionné sous l'autorité du Directeur Départemental des Territoires et de la Mer Relations fonctionnelles avec le Directeur Adjoint et la Directrice Mer et Littoral Relations internes : tous les services de la DDTM (chefs de service, adjoints, chefs de cellule, agents) Relations externes : autres administrations départementales, notamment la préfecture (secrétariat du préfet, du directeur de cabinet, du secrétaire général), et régionales, collectivités territoriales, chambres consulaires, etc.

Savoirs : Connaître la DDT, ses activités, l'environnement institutionnel, les principaux interlocuteurs de la DDTM 29 Maîtriser les outils bureautiques, la charte graphique et les principes de rédaction administrative Connaître le guide du courrier, la forme des courriers Connaître les règles d'archivage Rédiger un compte rendu, faire une synthèse Maîtriser les applications les plates-formes collaboratives, Casper et Chorus DT Savoir-faire : Capacité d'analyse et de synthèse Expression écrite et orale Techniques de l'accueil Avoir le sens des relations humaines et établir une relation de confiance avec sa hiérarchie Avoir une bonne capacité d'adaptation Être autonome et disponible Être rigoureux(se) et organisé(e) dans l'exécution des tâches Sens de la discrétion, de l'écoute, de la diplomatie, de la courtoisie Être réactif(ve), savoir anticiper, savoir hiérarchiser les urgences, prendre des initiatives dans son champ de responsabilités NIVEAU D'EXPERIENCE : CONFIRME