Secretaire Administratif et Pedagogique H/F - Ifr@Ss

L'IFRASS, Institut de formation (Association Loi 1901 - 80 salariés) aux métiers du sanitaire et du social accueille chaque année près de 750 étudiants, stagiaires et apprentis en formation initiale et continue. Les équipes sont composées de 80 collaborateurs permanents et près de 650 intervenants occasionnels experts et professionnels de terrain.
L'IFRASS recrute un(e) secrétaire administrative et pédagogique sur son Pôle Educatif et Social (regroupant les filières de formation Educateur.trice Spécialisé.e, Educateur.trice de jeunes enfants, Moniteur.trice Educateur.trice, Accompagnant Educatif et Social),Sous la responsabilité de la Direction de pôle, en étroite collaboration avec les responsables et l'équipe pédagogique et administrative du pôle, vous vous voyez confier :- la gestion administrative des absences des apprenants ;- la planification de la programmation des formations ;- la gestion administrative des stages et des certifications ;ACTIVITES PRINCIPALES - Assurer l'accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs ;- Assurer la gestion et le suivi administratif et pédagogique du parcours des formations des apprenants (conventions de stage, suivi des absences.) ;- Assurer, en collaboration avec l'équipe pédagogique, la gestion des calendriers, des alternances et des plannings de formations (saisie et mise à jour de la planification, suivi des plannings) - Préparer et participer aux réunions de travail et pédagogique jalonnant le parcours de formation ;- Organiser les concours écrits (convocations, .) ;- Assurer des tâches de secrétariat courantes (courriers, comptes rendus, classement.) ;- Analyser, synthétiser et mettre à jour des données de suivi d'activité (tableaux de suivi interne, statistiques, enquête région.) ;- Améliorer les outils existants et développer d'autres outils collaboratifs ;- Contribuer à la mise en oeuvre de la démarche qualité.PROFILFormation supérieure (Bac +2) en secrétariat/assistanat requise.Maitrise des outils informatiques et bureautiques : Pack Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook.). Une connaissance du logiciel YPAREO serait un plus.Maîtrise des techniques de secrétariat et appétence pour la pédagogie.A l'interface entre les apprenants, les cadres formateurs et les partenaires de l'Institut, vous avez un bon relationnel et la capacité à vous adapter aux différents interlocuteurs.Vous avez un grand sens de l'accueil et du service.Vous savez travailler en équipe tout en étant autonome dans vos réalisations. Vous êtes réactif.ve et capable de vous adapter.Le sens de l'organisation et la rigueur seront des qualités essentielles dans la réalisation de vos missions.CONDITIONS :Poste en CDD de 2 mois renouvelable sur la base d'un temps partiel (50 %), basé sur Toulouse à pourvoir au 24 août 2026.Télétravail possibleRémunération Technicien Supérieur selon CCN du 15 mars 1966

Experience: 12 MoisCompétences: Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des emails,Normes rédactionnelles,Planification des tâches et gestion des priorités,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Assurer la gestion administrative d'une activité,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques,Veiller au respect des échéances administrativesQualification: TechnicienSecteur d'activité: Enseignement supérieurListe des qualités professionnelles:Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.