Directeur -Trice Adjoint -E des Résidences du Neudorf H/F - CROUS de Strasbourg

Les Résidence du Crous du Neudorf dispose de 1133 logements étudiants (chambres et studios) répartis en 4 bâtiments (Weiss 1, Weiss 2, les Cattleyas et le Bruckhof). Le chiffre d'affaires annuel avoisine 4 millions d'euros. La structure globale comprend entre 25 et 30 collaborateurs selon le calendrier universitaire.
Fonction :Adjoint-e au directeur des résidences du NeudorfEncadrement : Environ 25 agentsDescription du posteSous l'autorité du Directeur des Résidences du Neudorf, l'Adjoint/e est chargé/e de coordonner, organiser et manager l'ensemble des services administratifs et de la veille ainsi que de remplacer le Directeur en son absence.Activités principales:1. Gestion locativeAvant l'arrivée du résident· « EBAIL » : contrôle des dossiers notamment garants physiques et VISALE (saisie visa)· Contingents étudiants sous convention: vérification dossiers (relance, demande pièces)· « H3 Web »: Vérification pièces obligatoires (assurance, certificat de scolarité, RIB)· «Mes RDV»: Envoi du mail type de prise de RDV pour l'EDL d'entrée · Préparation du carton d'arrivée (clés, paiement, assurance en fonction des RDV du lendemain· Organise la réalisation des états des lieux d'entréePendant le séjour de l'étudiant· À l'arrivée du résident: remise attestation CAF, code WIFI et de l'attestation d'hébergement· « H3 »: saisie des arrivées/départs et facturations dégradations/réparations. · « Ma Résidence »: saisit les demandes de réparations par suite des EDL· Contingents étudiants sous conventionUNISTRA: veille au suivi du remplacement S1 et S2· Suivi des disponibilités. suivi du niveau de remplissage pour éviter le surbookingDépart de l'étudiant· «Mes RDV»: Envoi du mail type de prise de RDV pour l'EDLS· Organise les états des lieux de sortie (EDLS)avec le Responsable de l'entretien· Saisit les demandes de réparations dans « Ma Résidence » après EDLS et facture dans «H3» 2. Gestion comptable et juridique· Mandataire de la régie de l'hébergement (encaissement par TPE, chèques, etc.)· Transmission mensuelle des documents de gestion réglementaire par voie dématérialisée· Édition des lettres de rappel et mise en jeu de la garantie VISALE· Gère la caisse: utilisation et justification des menues dépenses en espèces· SDNT: Avec le Directeur, suit les dossiers contentieux et transmet à la DAFC et au service juridique · ORION: saisie et suivi des commandesdématérialisées (Bons de commande, Factures, Droits constatés et Réductions d'ordre et liquidation des dépenses)· Prépare, établit, transmet, suit les devis et factures d'hébergement· Commande sur «EPONA» pour les marchés concernés et suit les stocks (entrées, sorties, inventaires)· Responsable du suivi du stock de fournitures administratives et du réassort éventuel3. Management de l'ensemble de l'accueil-secrétariat et de la veille· Piloter, organiser et planifier le travail au sein du service administratif (y compris les étudiants)· Gestion des RH : effectif, planning, communication des absences et congés, CET.

Diplôme - expérience:- expérience en encadrement souhaitée- expérience en hôtellerie / hébergement de 4 ans souhaitée- diplôme de niveau 6 (Bac +3) appréciéConnaissances:· Connaître son environnement professionnel et s'y situer,· Maitriser son domaine d'activité et s'adapter aux nouveaux logiciels,· Maîtrise des outils, protocoles, législation et procédures mis en place,Compétences opérationnelles:· Savoir évaluer et hiérarchiser les besoins de la structure,· Capacité à travailler en équipe et en autonomie,· Capacité à réagir dans l'urgence en déterminant les priorités,· Maîtrise de l'organisation du travail et des méthodes de planification et respect des délais,· Capacité à utiliser un programme informatique,· Capacités rédactionnelles,· Savoir organiser son travail de manière autonome,Compétences comportementales:· Rigueur, sens de l'organisation,· Sens aigu du service à l'étudiant,· Qualités physiques(dynamisme, bonne résistance physique),· Qualités interpersonnelles (courtoisie, résistance au stress, honnêteté),· Qualités relationnelles: esprit d'équipe, respect de la hiérarchie, ponctualité, serviabilité.