Secrétaire de Département d'Enseignement H/F - Universite D'orleans

MissionAu sein de départements d'enseignement de l'IUT de Bourges, votre mission est d'assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs de la formation. Vous effectuez des tâches administratives et les travaux du secrétariat nécessaires au fonctionnement des formations pour l'ensemble des étudiants en formation initiale, par alternance et aussi en formation continue. Cette mission débutera au département QLIO de l'IUT pour évoluer vers un pôle inter-départements.Activités principalesAssurer l'accueil, l'information et l'orientation des usagers :- Accueillir et orienter les visiteurs.- Filtrer les appels téléphoniques et prendre les rendez-vous.- Répondre aux demandes de renseignements, rechercher les éléments de réponse ou transférer les demandes aux agents concernés.- Analyser le caractère d'urgence d'une demande.- S'informer auprès des personnels de la structure concernée de l'état d'avancement d'un dossier et en informer les demandeurs.- Assurer l'affichage d'informations et la mise à jour.Assurer la gestion et le suivi administratif des dossiers : - Mettre en forme les courriers, notes et supports écrits (rédaction des courriers courants, supports documentaires.).- Mettre à jour les données dans le domaine d'activités.- Recueillir et consigner les informations et les pièces complémentaires nécessaires à un dossier. Assurer la gestion administrative des activités pédagogiques : - Mettre en oeuvre des procédures pour traiter des informations d'ordre pédagogique.- Saisir les conventions de stage et en assurer le suivi administratif.- Assurer le lien entre les équipes pédagogiques, les étudiants et les entreprises avec les outils associés.Assurer l'organisation logistique et le soutien aux activités de département :- Préparation des évènements liés à ces activités.- Participer aux évènements liés à l'établissement (IUT/UO).- Chargée de voyage pour les personnels d'enseignement (transport et hébergement).- Gestion de l'approvisionnement en fournitures et consommables.

Experience: 12 MoisCompétences: Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Participer à des réunions multidisciplinaires,Travailler en réseau et coopérer avec des profils métiers diversifiésQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Enseignement supérieurListe des qualités professionnelles:Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.Faire preuve de leadership : Capacité à mobiliser une équipe/des interlocuteurs et à les entraîner dans la poursuite d'un objectif partagé.Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.