Assistant Planification H/F - Securitas Technology

Dans un monde en pleine transformation, la Sécurité et la Sûreté des entreprises sont des enjeux stratégiques. Securitas Technology offre des solutions intégrées et connectées pour manager la sécurité. Nous concevons, installons, maintenons et télésurveillons des systèmes interopérables pour une sécurité connectée, simple et efficace.
Stéphane est à la recherche de son/sa futur(e) Assistant(e) Planification. Votre rôle sera d'assurer la planification et l'organisation des interventions de maintenance préventives et curatives dans le respect des règles de l'entreprise. Vos missions :1 - Préparer en amont les interventions auprès des clients- Se répartir le travail avec le Responsable Travaux affecté par le responsable, dans les délais nécessaires et selon les consignes dumanager (SI)- Prendre en compte les avenants éventuels dans la préparation des interventions.- Etablir ou faire établir un devis pour toute demande ne rentrant pas dans le cadre du contrat du client et le faire valider par le client.- Commander l'intervention de sous-traitants en optimisant les coûts, sur demande du responsable.- Participer activement à la réévaluation des priorités de planification en fonction des objectifs (KPI) et des contraintes.- Vérifier le calcul de l'affectation du CA mensuel pour le POC, sous la responsabilité du manager (SI) 2 - Planifier l'intervention des techniciens et sous-traitantsPlanifier l'intervention des techniciens selon les délais et prestations contractuels et selon les procédures en vigueur.- Proposer à son responsable une planification qui optimise les différents paramètres (situation géographique des clients et techniciens,compétences des techniciens, contraintes EHS, mutualisations possibles et si possible les contraintes personnelles des techniciens...)- Prendre en compte les contraintes des clients (disponibilité, activités du client), en contactant le client.- Planifier les visites préventives périodiques contractuelles selon les mêmes principes et dans les délais contractuels, selon les procédures et consignes en vigueur. (SM)- Informer les clients de façon précise, selon les consignes et procédures, expliquer les raisons du décalage du planning initial si nécessaire.- Communiquer les dates d'intervention aux sous-traitants dans les délais, selon les consignes et procédures. 3 - Rendre disponible le matériel d'intervention- Commander le matériel demandé (techniciens/RT) pour l'intervention, au service logistique dans les délais adaptés, en maitrisant larecherche des références et fournisseurs.- S'assurer que les techniciens disposent des outils et du matériel nécessaires à leur intervention.- A partir des données techniques fournies par le responsable, établir les devis de prestations complémentaires dans les délais impartis et les faire validerpar les clients.- Commander une nacelle selon les besoins de l'intervention.- Informer le/la responsable des difficultés rencontrées 4 - Suivre et clôturer l'intervention des techniciens- Vérifier tous les jours les imprévus opérationnels et faire des propositions pour y remédier.- Suivre selon les consignes les interventions en cours : informer l'équipe en temps voulu pour adaptation, proposer des solutions.- Relancer systématiquement, sous la responsabilité du manager, les clients sur leurs prestations dues (box, ouverture de ports, tirage de cables, etc).- Réceptionner les prestations des loueurs de matériel et des sous-traitants. Résoudre, de manière autonome, les cas de différence entre facture et bon de commande des loueurs de matériel.- A la demande du manager, suivre certains chantiers techniquement simples en surveillant les marges et les temps passés, de façon autonome et à distance (exemple : mise en place d'un PTI, rajout d'éléments type détecteurs ou radars).- S'assurer en toute autonomie des relances jusqu'à la réception des documents nécessaires à la clôture administrative des dossiers d'intervention (DOE,VCE, PV et autres documents demandés par les clients).- S'assurer (relances comprises) de l'établissement des documents de certification de sécurité (DI -DC / R81-Q7-Q81), les remettre au manager pour signature. Les envoyer aux clients.- Effectuer le suivi des « non-conformité » jusqu'à la facturation définitive (bon de régularisation ; PV non conformes ; bons de commande, etc) en totale autonomie. 5 - Participer au fonctionnement du service et faciliter les relations- Répondre systématiquement aux sollicitations des clients internes et externes, en les réorientant le cas échéant et en donnant régulièrement de la visibilité sur l'avancement des actions en attendant la réponse définitive.- Aider les Responsables Travaux qui le demandent à planifier, commander le matériel, changer le matériel, demander les mouvements de stocks, réserverles sous-traitants, rendre les services demandés... (SI)- Répondre aux sollicitations des techniciens sur le plan administratif (vérification des contrats, fourniture des documents de clôture des interventions,bons de commande de matériel...), rendre les services demandés...- Accompagner sur demande les nouveaux/nouvelles coordinateurs centres techniques.Télétravail partiel : rythme à définir.

Idéalement issu(e) d'une formation relevant de l'Assistanat ou du Secrétariat, vous avez une première expérience réussie sur un poste similaire avec une gestion des plannings de Techniciens.Vous êtes à l'aise avec l'outil informatique, avec une maîtrise du PackOffice.Votre rigueur et votre organisation seront un atout pour ce poste.