Secretaire Medicale Temps Plein- Pôle 14 6Ème Secteur de Psychiatrie Infanto-Juvénile Unité de Ps H/F - GHU Paris psychiatrie et neurosciences

DESCRIPTION DU POLE ET DU SERVICELe pôle 14 réunit le secteur adulte 75G13, l'intersecteur de psychiatrie infanto-juvénile du 14ème arrondissement et l'unité périnatalité de l'Institut Paris Brune. L'intersecteur 6, service de psychiatrie infanto-juvénile, s'articule autour de 4 axes :Consultations sectorisées (site Institut Paris Brune)CMP Unité Petite et jeune Enfance (2,5 à 5 ans)CMP Corentin (6 à 12 ans)CMP Ridder adolescents (13 ans - 18 ans)Consultations spécialisées (site Institut Paris Brune)CAREPCI (Centre d'Accompagnement, Recherche, et Evaluation de l'Enfance et des Parentalités Complexes et Internationales) : adoption internationale, transculturelle, psychotraumatisme, laboratoire de psychologie UPPEA (Unité de psychopathologie de l'enfant et de l'adolescent)Centre Référent des Troubles du Langage des ApprentissagesCure institutionnelle (site Sainte-Anne)Groupe Scolaire Thérapeutique (6 à 12 ans)CATTP Jeune enfance (3 à 6 ans)CATTP Enfance Intégration scolaire (6 à 12 ans)CATTP pré adolescents (12 à 14 ans)Centre de psychothérapie (site Sainte-Anne)L'UPPEA reçoit des enfants et adolescents âgés de 4 à 16 ans présentant des difficultés d'apprentissage, pour des consultations spécialisées et bilans pluridisciplinaires, afin d'aider au diagnostic et à la prise en charge. L'UPPEA est le Centre Référent d'évaluation des Troubles spécifiques du langage et des Apprentissages du GHU Psychiatrie et Neurosciences.C'est une unité non secto
DESCRIPTION DU POSTELe secrétariat médical de l'UPPEA est composé de deux secrétaires, l'une à temps complet et l'autre à 60 % (poste à pourvoir).A l'UPPEA, les qualités requises sont de très bonnes capacités relationnelles (accueil des familles, liens avec les membres de l'équipe, coordination avec la deuxième secrétaire et les secrétaires des autres unités du service), de très bonnes capacités d'organisation (organisation des rendez-vous pluridisciplinaires), d'adaptation et d'initiative, une très bonne maitrise de l'orthographe et des logiciels de traitement de texte (relecture et mise en forme des comptes-rendus de bilan et des comptes-rendus de synthèse pluridisciplinaire).Le rôle de la secrétaire est central dans le fonctionnement de l'équipe.Le poste comprend également des missions transverses permettant notamment la bonne coordination entre les unités, la continuité de l'accueil du service, le suivi de l'activité, diverses commandes.Activités permanentes:Accueil physique et téléphonique des patients et leur famille et réception des demandesConception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activitéDemande de reproduction et diffusion de documentsGestion de la boîte mail générique de l'unitéGestion des commandes (recueil et transmission des besoins)Gestion des agendas, prises de rendez-vous et envoi des convocations aux patientsOrganisation des réunions de recherche mensuelles en lien avec les médecins responsables (compte-rendu des réunions, planification, emails).Organisation des sessions de groupes d'observation pluridisciplinaire (2 sessions par an pour 5 enfants)Mise en forme et envoi des comptes rendus (mise en page, corrections et impression pour envoi aux patients et aux partenaire(s) de soin, ainsi que tout écrit médical)Participation à l'accueil des nouveaux arrivants et stagiairesParticipation aux réunions de synthèses d'équipe et du service (prise de note et compte-rendu)Saisie des données liées à l'activité médicale (dont suivi et mise à jour de tableaux de bord)Tenue à jour du dossier patient informatisé : création, vérification (identitovigilance), numérisation des documentsTraitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, classement, traitement, diffusion, archivage)Traitement des demandes d'accès au dossier patient, via la Maison des UsagersActivités ponctuelles et/ou spécifiques (liste non exhaustive)Remplacements entre secrétaires de l'équipe, y compris sur le site Sainte-Anne

COMPETENCES REQUISES POUR LE POSTEFormations, Diplômes et/ou qualifications requisesExpérience en secrétariat fortement conseilléeSavoir-faireCapacité à cerner les prioritésCapacités à identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informationsCapacités d'analyse et de synthèseExcellente maîtrise de la langue françaiseExcellente maîtrise des outils bureautiques et du pack OfficeRéceptionner filtrer et orienter les appels téléphoniquesSens de l'organisation et du travail en équipe pluridisciplinaire et avec les partenairesSavoir-êtreCapacités d'anticipation et prises d'initiativesGestion des émotionsQualités relationnelles, d'accueil, d'écoute et d'adaptationRigueur professionnelleSens des responsabilitésObligations professionnellesObligation de se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de l'établissement,Obligation de porter une tenue vestimentaire adaptée au poste de travail, et de respecter les règles d'hygiène en vigueur,Obligations à l'égard de l'administration : discrétion professionnelle, réserve et neutralité,Obligations à l'égard des tiers : impartialité et probité, secret professionnel.Risques liés au poste:Charge mentale importante: confrontation à des patients et/ou famille en souffrance.